Cómo funciona VeriFactu: guía completa para entender el nuevo sistema de facturación verificable
La digitalización de la facturación en España avanza un paso más con la entrada en vigor de VeriFactu, el sistema de emisión de facturas verificables impulsado por la Ley Antifraude (Ley 11/2021). Su objetivo es claro, garantizar que todas las operaciones económicas queden registradas de forma íntegra, trazable y segura. En este artículo te explicamos qué es VeriFactu, cómo funciona, cómo afecta a emisores y receptores, y qué beneficios aporta al ecosistema empresarial, con ejemplos prácticos para entenderlo mejor. ¿Qué es VeriFactu? VeriFactu es el sistema que permite a las empresas y profesionales emitir facturas electrónicas verificables por la Agencia Tributaria (AEAT). Cada factura generada incluye un registro informático firmado electrónicamente, que puede ser remitido automáticamente a Hacienda. En otras palabras, VeriFactu certifica la veracidad e inalterabilidad de cada factura emitida, evitando manipulaciones contables o dobles registros. Ejemplo: Una empresa de transporte emite una factura por un servicio logístico. El software VeriFactu genera automáticamente un fichero con los datos esenciales como importe, fecha, NIF o número de factura, lo firma electrónicamente y lo envía a la AEAT. Si el cliente escanea el código QR de la factura, puede verificar que coincide con los datos registrados en Hacienda. Cómo funciona el sistema VeriFactu El funcionamiento de VeriFactu se basa en tres pilares técnicos: Generación del registro Cada vez que se emite una factura, el software crea un fichero informático con toda la información relevante del documento mostrando datos fiscales, importe, fecha, y un identificador único. Firma electrónica y encadenamiento El fichero se firma electrónicamente para garantizar su autenticidad y se encadena criptográficamente con los anteriores, de modo que cualquier alteración quedaría registrada. Comunicación con la AEAT El sistema puede remitir los registros automáticamente a la AEAT en tiempo real. Esta modalidad, conocida como modo VeriFactu, es la que ofrece mayor seguridad jurídica y simplifica las auditorías. Funcionamiento para el emisor de la factura Para el emisor, VeriFactu implica adoptar un software certificado que cumpla con los requisitos de la Ley Antifraude. El sistema debe: Ejemplo: Una empresa del sector servicios emite 300 facturas al mes. Con VeriFactu, cada una genera su registro firmado y enlazado al anterior. Si alguien intentara borrar una factura, el sistema detecta la alteración por ruptura de la cadena criptográfica. Funcionamiento para el receptor o cliente Para el receptor, VeriFactu ofrece transparencia total. Al recibir una factura con QR, puede: Ejemplo: Un proveedor recibe una factura con QR. Escanea el código y accede a la información oficial registrada en Hacienda. Así confirma que la factura es auténtica y que no ha sido modificada. Consulta nuestra solución ERP Beneficios del sistema VeriFactu Aunque VeriFactu nace con una finalidad de control fiscal, sus ventajas van mucho más allá del cumplimiento legal: Ejemplo del ciclo completo de una factura VeriFactu Preguntas frecuentes sobre VeriFactu ¿Qué diferencia hay entre facturación electrónica y VeriFactu? La facturación electrónica permite emitir facturas en formato digital. VeriFactu, certifica la veracidad de esas facturas mediante un sistema de registros firmados y verificables por la AEAT. ¿Es obligatorio enviar las facturas a la Agencia Tributaria? No siempre. Enviar los registros a la AEAT es opcional, pero recomendable. Los sistemas que lo hacen en tiempo real operan en modo VeriFactu y se considera que cumplen la normativa. ¿Puedo usar mi actual ERP o necesito otro software? Podrás usar tu ERP si el proveedor lo adapta a los requisitos técnicos incluyendo registro, firma, QR, encadenamiento y envío. En caso contrario, será necesario un software certificado compatible. ¿Qué formato de factura acepta VeriFactu? Los formatos estructurados admitidos son FacturaE, UBL, CII y EDIFACT, que permiten la automatización y la interoperabilidad entre sistemas. ¿Qué pasa si no cumplo con la normativa? La Ley Antifraude establece sanciones de hasta 150.000 € para los desarrolladores de software y 50.000 € por ejercicio fiscal para las empresas que lo usen sin certificación. El sistema VeriFactu supone un cambio profundo en la forma de entender la facturación en España. Más que una obligación, representa un paso hacia una gestión empresarial más transparente, automatizada y segura. Adoptarlo cuanto antes permitirá a las empresas anticiparse al nuevo marco legal, mejorar sus procesos internos y mantener una trazabilidad total sobre sus operaciones.
Ley Crea y Crece y Ley Antifraude: lo que necesitas saber si gestionas una empresa
Si tienes una empresa, un despacho profesional o gestionas cualquier actividad económica, hay dos leyes que no puedes ignorar en 2025: la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude. No son leyes pensadas para complicarte la vida, pero sí van a cambiar la forma en la que se factura, se registran las operaciones y se gestionan los procesos contables. En este artículo te lo explicamos: qué implican, a quién afecta, qué plazos hay y cómo adaptarse. Ley Antifraude ¿Qué es la Ley Antifraude? La Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, obliga a que todos los sistemas informáticos que soporten la contabilidad, facturación o gestión de empresas garanticen la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Esto afecta directamente a cualquier software que utilices para facturar, registrar cobros o gestionar operaciones. ¿Qué exige la ley? A quién afecta Sanciones Ley Crea y Crece ¿Qué es la Ley Crea Crece? La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, tiene como objetivo principal facilitar la creación de empresas, impulsar su digitalización y mejorar la competitividad del tejido empresarial español. Uno de los cambios más relevantes es la obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas y autónomos. ¿Qué implica exactamente? Plazos Cómo afectan estas leyes en la práctica Caso 1: Empresa de servicios que factura con Excel + Word Esta situación será inviable. Excel no genera registros trazables, no hay firma digital, y no permite envío estructurado ni control de estado de las facturas. Solución: Migrar a un ERP que cumpla con ambas leyes. Caso 2: Empresa que usa un ERP pero sin conexión con Hacienda Si el ERP no genera facturas firmadas, con QR, trazabilidad y envío a AEAT, tampoco cumple. Solución: Actualizar el ERP o cambiar a uno compatible con VeriFactu. Caso 3: Autónomo con pocos clientes que factura en PDF No basta con generar PDF. Se requiere una estructura como Facturae, CII o UBL, y posibilidad de interoperabilidad. Solución: Adoptar una solución de facturación electrónica homologada. Consulta nuestra solución ERP Cómo adaptar tu empresa sin errores Qué formatos de factura son válidos No vale cualquier XML ni PDF. Los formatos estructurados válidos son: Además, la factura debe incluir: Qué software cumple con ambas leyes Para que el software sea válido debe: Ejemplo: AHORA 5 ERP, una solución que genera facturas estructuradas, con firma digital, trazabilidad completa y conectividad directa con la AEAT. Está preparado para cumplir con la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude desde el primer día. Preguntas frecuentes (FAQ) ¿Tengo que cambiar mi software si ya utilizo uno para facturar? Depende. Si no cumple con trazabilidad, firma digital, y no genera facturas estructuradas, sí. Aunque sea funcional, si no está adaptado a la normativa, no te servirá. ¿Puedo seguir enviando facturas en PDF por email? No. A partir de la entrada en vigor, el PDF no será válido como formato principal. Solo se aceptan facturas estructuradas que puedan ser procesadas automáticamente. ¿Cómo sé si mi software está adaptado? Debe indicarlo expresamente. Revisa si genera Facturae, incluye firma digital, códigos QR y permite conexión con AEAT. Si no lo hace, probablemente no cumple. ¿Y si soy autónomo con pocos ingresos? Estás incluido. La ley afectará de forma escalonada, pero te va a afectar. No importa el volumen, importa que factures como actividad económica. ¿Qué es VeriFactu? Es un sistema de la AEAT para recibir automáticamente los registros de facturación. Envía en tiempo real la información fiscal para aumentar la transparencia. ¿Puedo recibir sanciones por no adaptarme a tiempo? Sí. Las sanciones pueden llegar hasta 50.000€ por ejercicio. No hay prórrogas si tu software no cumple cuando la norma entre en vigor. Estas leyes buscan que la facturación y la gestión contable sean más transparentes, automáticas y difíciles de manipular. Eliminando el descontrol en la emisión de facturas y llevando a cabo un seguimiento estricto. Cuanto antes adaptes tu sistema con un ERP, menos impacto tendrá para ti y tu negocio. La digitalización no es solo una obligación, es una oportunidad para tener tu empresa más ordenada, rentable y preparada para lo que viene.
Verifactu: Qué es, cuándo entra en vigor y cómo adaptarse con un ERP
Desde el anuncio de la Ley Antifraude y su integración con el sistema Verifactu, muchas empresas se han encontrado con una pregunta clave, ¿está mi sistema de facturación preparado para cumplir con la legislación? En este nuevo marco legal no es opcional y desde el 1 de julio de 2025, la adaptación es obligatoria para la mayor parte de las empresas en España. En este artículo vamos a desglosar qué es Verifactu, cuáles son sus implicaciones y cómo un ERP puede ayudarte a cumplir con la normativa. ¿Qué es Verifactu? Verifactu es el nuevo sistema de emisión de facturas verificables propuesto por la Agencia Tributaria. Tiene como objetivo claro luchar contra el fraude fiscal, garantizando la trazabilidad, inalterabilidad e integridad de todas las facturas emitidas por empresas y profesionales. En la práctica, Verifactu obliga a generar un registro de facturación que se envía automáticamente a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), incluso antes de que se emita la factura al cliente para llevar un control total sobre la emisión de facturas.. ¿Cuáles son los requisitos de Verifactu? Para cumplir con Verifactu, los sistemas de facturación deben incorporar varias funcionalidades clave que garantizan su alineación con la Ley Antifraude y el cumplimiento AEAT. Software certificado Las empresas y autónomos deben utilizar soluciones integradas en ERPs que cumplan con los requisitos técnicos y funcionales definidos por la Agencia Tributaria. Estos sistemas deben estar homologados y certificados oficialmente para no incurrir en sanciones. Envió de registros El ERP debe permitir el envío automático y seguro de los registros de facturación a la AEAT, asegurando su integración con el sistema Verifactu en tiempo real y obteniendo un control instantáneo.. Facturas verificables Las facturas generadas deben incluir un código QR y un código alfanumérico permitiendo verificar la validez del documento frente a la Agencia Tributaria. Esta funcionalidad es fundamental para garantizar la trazabilidad y la transparencia de cada emisión facilitando el acceso inmediato a la información de cada factura. Cumplimiento de la Ley Antifraude El sistema está diseñado para integrarse dentro de las exigencias de la Ley Antifraude. Esto implica registrar eventos clave como instalaciones, modificaciones o errores del sistema, evitando cualquier posibilidad de manipulación posterior a la emisión. Generar fichero electrónico con firma digital Esto garantiza la integridad y autenticidad de las facturas emitidas, dos principios básicos exigidos por el sistema Verifactu. Un ERP con funciones Verifactu automatiza este proceso y asegura el cumplimiento con la AEAT. Evitar la manipulación posterior de las facturas Uno de los pilares del cumplimiento AEAT es la inalterabilidad del documento una vez generado. Las soluciones Verifactu integradas en los ERP bloquean cualquier modificación posterior, asegurando la validez legal de la factura electrónica estructurada. ¿Cuándo entra en vigor Verifactu? El sistema Verifactu ha entrado en vigor de forma obligatoria a partir del 1 de julio de 2025. Desde esta fecha, todas las empresas y profesionales que emitan facturas en territorio común español deberán contar con una solución Verifactu integrada en su sistema de facturación o ERP. Además, se han establecido fechas específicas de aplicación según el tipo de contribuyente: Excepciones en el sistema Verifactu No todas las organizaciones están obligadas en la primera fase. Las principales excepciones incluyen: Sin embargo, estas excepciones podrían cambiar en futuras actualizaciones normativas, por lo que es esencial mantenerse informado y prever una adaptación escalonada. Sanciones Verifactu No cumplir con las obligaciones puede suponer sanciones importantes: Adaptar tu ERP a Verifactu es una garantía de continuidad, seguridad y cumplimiento normativo en la relación con Hacienda. Problemas que plantea Verifactu Ejemplo 1: Software de facturación antiguo Situación: Una empresa sigue usando un programa local para emitir sus facturas en PDF. Riesgo: Estos formatos ya no cumplen con los requisitos legales, ya que no se registran eventos, ni se firma digitalmente, ni hay conexión con la AEAT. Solución con un ERP: Un ERP actualizado permite emitir facturas estructuradas, automatiza el registro de eventos y se conecta con la AEAT para enviar los datos en tiempo real y automácticamente. Ejemplo 2: Diferentes programas en cada departamento Situación: El departamento comercial usa un software distinto al de administración. Las facturas se pasan manualmente de un sistema a otro. Riesgo: Se multiplican los errores y es prácticamente imposible mantener la trazabilidad exigida por la ley. Solución con un ERP: El ERP centraliza toda la información pedidos, entregas, facturación y contabilidad en un solo sistema, garantizando la integridad y los automatismos en el proceso. Cómo solucionar Verifactu No todos los sistemas valen, ya que es necesario contar con una herramienta certificada, segura y actualizada. Al buscar una solución ERP compatible con Verifactu, asegúrate de que: Consulta nuestra solución ERP ¿Cuáles son los beneficios de Verifactu? Además de cumplir con la normativa fiscal, implantar una solución Verifactu en tu ERP ofrece ventajas concretas para la gestión empresarial: Reducción del fraude fiscal en España El sistema Verifactu permite a la Agencia Tributaria validar la autenticidad de las facturas al instante. Esto imposibilita la emisión de documentos falsos o duplicados, fortaleciendo la confianza en las relaciones B2B. Mayor transparencia y seguridad Gracias al uso de facturas verificables con código QR y registro de eventos, se genera un historial auditado de todas las operaciones. Esto mejora el control interno y facilita auditorías o revisiones contables. Simplificación y automatización de procesos Las soluciones Verifactu integradas en el ERP automatizan la emisión, firma y envío de las facturas estructuradas, lo que reduce errores, tiempos de trámite y costes administrativos. Cumplimiento de las obligaciones fiscales Gracias a la conexión directa con la AEAT, el ERP permite a empresas y autónomos cumplir con sus deberes fiscales de forma rápida, segura y centralizada desde un solo sistema. Preguntas frecuentes (FAQ) ¿Qué empresas deben adaptarse a Verifactu? Todas las empresas y profesionales que no estén acogidos al SII, ni estén en los regímenes especiales exentos. Si tu negocio factura en el territorio común, necesitas implementar soluciones Verifactu cuanto antes. ¿Qué pasa si sigo usando PDFs? No serán considerados documentos válidos a efectos fiscales por el sistema. Las facturas
Mejora la Gestión Financiera con Milagros Conciliación Bancaria Avanzada
Milagros – Conciliación Bancaria nace con la filosofía de mejorar la eficiencia y la precisión de la gestión de tesorería de las empresas. Está integrado con AHORA 5 ERP, lo que le aporta un valor extra por su automatización. Ofrece a la empresa actual una solución de Conciliación Bancaria Avanzada que le aportará numerosos beneficios internos. Milagros – Conciliación Bancaria es una potente herramienta que compara los registros contables de la empresa con los registros bancarios y detecta cualquier discrepancia en segundos. En resumen, Contabiliza, Concilia y Actualiza cobros y pagos en un único proceso. Ventajas de Milagros Una de las ventajas de utilizar Milagros – Conciliación Bancaria es la de conectarnos a todas las cuentas bancarias de la empresa para descargarnos los movimientos de cada una de ellas. Una vez dispongamos de los registros, mediante distinta funcionalidad de Ahora 5 ERP (Cartera de cobros, cartera de pagos y contabilidad) cruzaremos la información en base a las fechas y los importes. Tras casar un movimiento bancario con un efecto o asiento, se concilian ambas entidades y quedará reflejado en AHORA 5 ERP. Con Milagros – Conciliación Bancaria podemos visualizar las distintas empresas que gestionemos con AHORA 5 ERP, además de los saldos totales de cada una de ellas También podremos consultar el detalle por cada cuenta y los movimientos de cada una de ellas. Características generales Beneficios que aporta su implantación En resumen, la implantación de Milagros – Conciliación Bancaria dentro de AHORA 5 ERP, aportará a nuestra empresa los siguientes beneficios:
Cómo gestionar los gastos extraordinarios derivados del teletrabajo
Para poder trabajar desde casa correctamente, es necesario tener el equipamiento y los recursos adecuados. Pero no todo el mundo tiene esos recursos disponibles. Nos puede faltar algún elemento, que se nos rompa algo y necesitemos recambio… ¿Qué hacer en ese supuesto? ¿Cómo gestionar los gastos derivados del teletrabajo? Te lo explicamos a continuación. ¿Qué es el teletrabajo? El teletrabajo es una modalidad laboral que permite a los empleados desempeñar sus funciones fuera de la oficina, habitualmente desde casa, utilizando herramientas digitales para mantenerse conectados. Desde la pandemia, esta forma de trabajar se ha consolidado, obligando a muchas empresas a adaptar sus procesos, infraestructuras y políticas de compensación de gastos. Comprender cómo impacta en la gestión de los gastos del teletrabajo es clave para evitar conflictos internos y cumplir con las obligaciones legales. Los gastos del teletrabajo y su legislación La normativa española establece que los gastos derivados del teletrabajo deben ser reembolsados por la empresa cuando estén vinculados directamente con la actividad laboral. Esto incluye suministros, conexión a internet, mobiliario o equipos tecnológicos. Aunque el Real Decreto-ley 28/2020 regula el teletrabajo, los convenios colectivos y acuerdos individuales pueden complementar estas obligaciones. Las empresas deben documentar y justificar cada gasto del teletrabajo para garantizar el cumplimiento legal y evitar sanciones. En la mayoría de casos, las personas que realizan su trabajo en remoto, ya sea de forma habitual o puntualmente, no suelen necesitar muchos recursos. Únicamente se necesita un ordenador, un teléfono, un espacio de trabajo en casa y una buena conexión a internet. Pero puede darse la situación de necesitar alguna cosa más, por ejemplo, material informático. Si se necesita un nuevo ratón para el ordenador, un cable que no tiene nuestro trabajador o incluso un ordenador nuevo. También pueden surgir gastos de papelería, o gastos de mensajería, si tenemos documentación física que se tiene que hacer llegar a nuestras oficinas. La empresa debe reembolsar todos los gastos que el empleado incurra por trabajar desde casa, ya que están directamente relacionados con su actividad laboral. Aunque la mayoría de estos gastos se realicen por internet y se documenten en facturas digitales, normalmente en formato PDF, el empleado debe gestionarlas y reportarlas a la empresa. Así, la empresa puede reembolsarlos, administrarlos correctamente y contabilizarlos como corresponde Así pues, la forma de gestionarlo será muy similar a la forma de gestionar los gastos de desplazamiento. Gestión manual de los gastos derivados del teletrabajo vs gestión digital A grandes rasgos, tenemos dos formas de gestionar estos gastos que nos surjan a consecuencia del teletrabajo. La gestión “tradicional” o manual de los gastos pasa por guardar el tique original, en caso de ser una compra en un establecimiento físico, o la factura digital si se trata de compras hechas por internet. Al final de mes, o en el momento establecido por la empresa, estos gastos se tienen que reportar al supervisor, para que se pueda proceder a su liquidación. Lo más habitual es que estos informes de gastos se realicen a través de un documento tipo Excel. En él, el trabajador habrá rellenado manualmente toda la información de los gastos para tener constancia de ello. Si el empleado ha realizado compras en establecimientos físicos y tiene justificantes de compra en papel, es muy importante que los conserve y se los haga llegar a la empresa en cuanto sea posible. Por contra, la gestión digital o automatizada simplifica mucho el proceso. Con un software de gestión de gastos basta con hacer una foto de los tiques de las compras en establecimientos físicos, o subir los PDFs de las facturas de compras online, para que el software extraiga automáticamente la información del gasto. Si se trata de una aplicación homologada por la Agencia Tributaria, como Captio, en ambos casos el documento digitalizado por el software tendrá validez legal. Así, por un lado, nos aseguramos de que la transmisión de documentos al departamento administrativos sea efectiva sin tener que llevar los documentos en papel de forma presencial, y por el otro, evitamos problemas de archivado y recuperación de documentos. La generación de los informes de gastos también se hará de forma mucho más ágil. La información estará digitalizada, además de tener flujos automatizados de aprobación y validación de los gastos. La automatización y digitalización de estos procesos se puede englobar en una estrategia de transformación digital más amplia. La eliminación de procesos manuales y basados en el papel, sean del tipo que sean, es una necesidad cada vez más apremiante para las empresas que no quieran quedarse atrás y perder en eficiencia y productividad. Esto es especialmente importante en momentos en que hay circunstancias extraordinarias que obligan a los empleados a optar por trabajar desde casa, puesto que en el caso de no estar suficientemente preparados y digitalizados, su trabajo diario puede verse repercutido. Ventajas y desventajas del teletrabajo El teletrabajo ofrece beneficios claros como flexibilidad horaria, ahorro en desplazamientos, mejora del equilibrio entre vida personal y profesional y, para la empresa, reducción de costes en instalaciones físicas. Sin embargo, también existen desventajas, como la dificultad para separar vida laboral y personal, el riesgo de aislamiento y la necesidad de asumir ciertos gastos adicionales en el hogar. Gestionar correctamente los gastos del teletrabajo ayuda a mitigar estas desventajas y a mantener la motivación del equipo. Tipos de gasto en el teletrabajo Los gastos del teletrabajo pueden clasificarse en: Contar con una política interna clara y herramientas de gestión digital ayuda a identificar, controlar y reembolsar estos gastos de manera eficiente, evitando cargas administrativas innecesarias. Preguntas frecuentes sobre los gastos del teletrabajo FAQ ¿Qué gastos debe cubrir la empresa obligatoriamente? Todos aquellos directamente relacionados con la actividad profesional y necesarios para el desempeño del puesto (equipos, suministros, internet…). ¿Se puede acordar un pago fijo mensual para compensar gastos? Sí, siempre que se haya pactado por convenio o acuerdo individual y cubra razonablemente los costes reales del teletrabajo. ¿Cómo se justifica un gasto realizado desde casa? Mediante factura o tique digital válido. Es recomendable usar aplicaciones homologadas para
Cómo deducir el IVA: Guía Completa
¿Eres autónomo o empresario y quieres saber cómo deducir el IVA? En esta pequeña guía tienes todo lo que deberías saber para poder aprovechar al máximo esta oportunidad de ahorro legítimo. ¿Qué es el “IVA deducible”? El IVA deducible, también conocido como IVA soportado, es el IVA que un empresario o autónomo ha pagado por productos o servicios que necesita para desarrollar su actividad profesional, y que puede “descontar” del pago de impuestos que debe hacer durante la declaración trimestral de IVA. El IVA deducible se resta sobre el IVA incorporado en aquellos productos o servicios que han sido vendidos. Este segundo tipo de IVA se conoce como IVA repercutido o devengado. Finalmente, el resultado final de la declaración y el pago final de IVA a Hacienda surge de los totales en la siguiente fórmula: IVA repercutido (ventas) – IVA soportado (compras). Todo esto está muy bien, pero estas cosas suelen ser más complejas de lo que parecen. No todas las compras o gastos que hagas en tu empresa significan un gasto deducible. Veámoslo en el siguiente punto. Requisitos del IVA deducible Para deducir el IVA debes cumplir una serie de requisitos según la ley 37/1992 y la Agencia Tributaria. 1. Estar dado de alta como autónomo o empresario Parece evidente, pero hay que mencionarlo. Solo puedes deducir el IVA si estás dado de alta como autónomo o empresario. 2. Realizar actividades que dan derecho a deducir el IVA No todas las actividades profesionales permiten deducir el IVA. Un ejemplo clásico son las entregas de bienes o servicios sujetas al IVA. 3. Gastos vinculados a tu actividad Este es quizás uno de los aspectos más delicados. Los gastos o compras sobre los que quieres deducir el IVA deben estar relacionados de manera directa con tu actividad profesional. 4. Justificación del gasto Necesitas un documento que justifique el gasto: una factura completa o factura de canje. Este justificante debe incluir, al menos, datos del proveedor y del cliente (NIF y domicilio fiscal), la fecha, la identificación de los bienes entregados o servicios prestados y el desglose del IVA. Y un número de canje distinto de las facturas ordinarias emitidas por el proveedor. A veces, este paso requiere mucha gestión por tu parte, sobre todo si tienes muchos tickets acumulados que aún no son deducibles o hay que insistir con el proveedor. En caso de que quieras que alguien lo haga por ti, nosotros podemos encargarnos, recuérdalo. Siempre te saldrá a cuenta. 5. Registrados en la contabilidad Debes haber registrado el gasto en la contabilidad de tu empresa. Es más, si no están en el libro de registro de IVA y en los libros contables, no puedes deducirlos, así de simple. 6. Plazo para ejercer el derecho de deducción Finalmente, debes ejercer el derecho a deducción en tu declaración de IVA dentro de un plazo de cuatro años desde que adquiriste el producto o servicio. ¿Qué IVA NO es deducible? Casi siempre habrá cierto porcentaje de IVA que no sea deducible, y este suele ser el que no está justificado por tu actividad profesional o trabajo que desempeñas. ¿Qué pasa si realizo operaciones que dan derecho a deducción junto con otras que no dan derecho a deducción? En ocasiones, podrías estar realizando operaciones que dan derecho a deducción de IVA junto con otras que no. En estos casos, la ley te permite deducir solo una parte del IVA, aplicando una regla llamada “prorrata“. Esto lo explican muy bien en la Agencia Tributaria. Para calcular la prorrata, necesitas hacer una división entre dos importes (solo la base imponible, sin IVA): A: Entregas de bienes y prestaciones de servicios que generan derecho a deducción. B: Total de las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas durante el año natural, incluyendo las operaciones que no generan derecho a deducción. Divides A entre B (A/B) y el resultado lo multiplicas por 100, redondeando hacia arriba. Esto te dará como resultado un porcentaje. Sobre este resultado, se hará una u otra operación según cuál sea el tipo de prorrata. Prorrata general Deduces todas las cuotas de IVA soportado en el porcentaje anterior. Por ejemplo, si tu prorrata es del 80%, podrías deducir el 80% del IVA soportado de todas tus operaciones, tanto las que dan derecho a deducción como las que no. Prorrata especial La prorrata especial es un poco más compleja y se utiliza en casos donde los gastos están claramente divididos entre actividades que generan derecho a deducción y las que no. Es importante tener en cuenta que esta regla será aplicable por obligación cuando el montante total de las cuotas deducibles en un año natural por aplicación de la regla de prorrata general exceda en un 10% o más del que resultaría por aplicación de la regla de prorrata especial. Con este método, no se aplica el mismo porcentaje a todas las cuotas de IVA soportado. En cambio, deduces el 100% del IVA soportado en los gastos que están directamente relacionados con las operaciones que dan derecho a deducción. Por otro lado, no puedes deducir ningún IVA de los gastos que están directamente relacionados con las operaciones que no dan derecho a deducción. Para los gastos que están parcialmente relacionados con ambos tipos de operaciones, aplicas el porcentaje de prorrata para calcular cuánto IVA puedes deducir. Otro ejemplo para ilustrar la aplicación de las prorratas es el caso de una gasolinera con tienda adjunta (como chicles u otros productos). Imagina que en una visita a la gasolinera, compras tanto combustible (que podría ser deducible) como chicles (que no serían deducibles). La aplicación de la regla de prorrata te permitiría marcar la parte relacionada con el repostaje como deducible, y la parte relacionada con la tienda, como no deducible. De esta manera, no perderías el IVA del ticket entero, recuperando la parte que corresponde al combustible. Esta precisión en la deducción refleja una gestión fiscal meticulosa y puede marcar una diferencia significativa en tu recuperación total del IVA. Es justo la filosofía que seguimos en 60dias. Si tienes dudas sobre el cálculo de prorratas, te recomendamos que visites la calculadora de prorratas de Hacienda.
