Para poder trabajar desde casa correctamente, es necesario tener el equipamiento y los recursos adecuados. Pero no todo el mundo tiene esos recursos disponibles: nos puede faltar algún elemento, que se nos rompa algo y necesitemos recambio… ¿Qué hacer en ese supuesto? ¿Cómo gestionar los gastos derivados del teletrabajo? Te lo explicamos a continuación.
En la mayoría de casos, las personas que realizan su trabajo en remoto, ya sea de forma habitual o puntualmente por circunstancias excepcionales, no suelen necesitar muchos recursos, aparte de un ordenador, un teléfono, un espacio de trabajo en casa y una buena conexión a internet. Pero puede darse la situación de necesitar alguna cosa más, por ejemplo, material informático. Pongamos que se nos estropea el ratón del ordenador, que necesitemos un cable que no tenemos, o incluso que necesitemos un ordenador nuevo porque el nuestro no es adecuado o se ha roto. También pueden surgir gastos de papelería, o gastos de mensajería, si tenemos documentación física que se tiene que hacer llegar a nuestras oficinas.
Todos estos gastos incurridos por el empleado son gastos reembolsables por parte de la empresa, puesto que son derivados de su trabajo desde casa. Es cierto que la inmensa mayoría serán gastos de compras realizadas por internet, por lo que las facturas serán digitales, normalmente en PDF, pero aunque están en este formato igualmente se tendrán que gestionar y reportar a la empresa para que sean reembolsados, y para que la empresa administre y contabilice el gasto.
Así pues, la forma de gestionarlo será muy similar a la forma de gestionar los gastos de desplazamiento.
Gestión manual de los gastos derivados del teletrabajo vs gestión digital
A grandes rasgos, tenemos dos formas de gestionar estos gastos que nos surjan a consecuencia del teletrabajo.
La gestión “tradicional” o manual de los gastos pasa por guardar el tique original, en caso de ser una compra en un establecimiento físico, o la factura digital si se trata de compras hechas por internet. Al final de mes, o en el momento establecido por la empresa, estos gastos se tienen que reportar al supervisor, para que se pueda proceder a su liquidación. Lo más habitual es que estos informes de gastos se realicen a través de un documento tipo Excel, en el que el trabajador habrá rellenado manualmente toda la información de los gastos. Si el empleado ha realizado compras en establecimientos físicos y tiene justificantes de compra en papel es muy importante que los conserve y se los haga llegar a la empresa en cuanto sea posible.
Por contra, la gestión digital o automatizada simplifica mucho el proceso. Con un software de gestión de gastos basta con hacer una foto de los tiques de las compras en establecimientos físicos, o subir los PDFs de las facturas de compras online, para que el software extraiga automáticamente la información del gasto. Si se trata de una aplicación homologada por la Agencia Tributaria, como Captio, en ambos casos el documento digitalizado por el software tendrá validez legal. Así, por un lado, nos aseguramos de que la transmisión de documentos al departamento administrativos sea efectiva sin tener que llevar los documentos en papel de forma presencial, y por el otro, evitamos problemas de archivado y recuperación de documentos.
La generación de los informes de gastos también se hará de forma mucho más ágil, ya que la información estará digitalizada, además de tener flujos automatizados de aprobación y validación de los gastos.
La automatización y digitalización de estos procesos se puede englobar en una estrategia de transformación digital más ámplia. La eliminación de procesos manuales y basados en el papel, sean del tipo que sean, es una necesidad cada vez más apremiante para las empresas que no quieran quedarse atrás y perder en eficiencia y productividad. Esto es especialmente importante en momentos en que hay circunstancias extraordinarias que obligan a los empleados a optar por trabajar desde casa, puesto que en el caso de no estar suficientemente preparados y digitalizados, su trabajo diario puede verse repercutido.
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Este artículo es un extracto del documento original que puede visualizar en https://www.captio.net/blog/gastos-extraodinarios-teletrabajo