La gestión de gastos de empresa es uno de los retos más habituales en cualquier organización. Los tickets de viaje, facturas de hotel, dietas y otros gastos derivados de la actividad profesional suelen acumularse en hojas de cálculo, correos y documentos que generan confusión y pérdida de tiempo. Aquí es donde entra Captio, una herramienta tecnológica diseñada para digitalizar, centralizar y automatizar todo este proceso.
Captio no es simplemente un software de control de gastos, se trata de una plataforma que conecta a empleados, responsables financieros y sistemas contables en un mismo flujo digital, eliminando el uso del papel, reduciendo errores y garantizando un control total de la información.
Cómo funciona Captio
Captio funciona como una aplicación móvil y web que permite a los empleados capturar, registrar y enviar gastos en tiempo real. El proceso es sencillo:
- Captura del gasto: el usuario hace una foto al ticket o factura con la app de Captio. La herramienta reconoce automáticamente los datos gracias a la tecnología OCR e inteligencia artificial, evitando la necesidad de guardar tickets en papel.
- Validación: el sistema procesa y valida la información, importe, fecha, proveedor, impuestos y método de pago, de forma automática. Esta verificación elimina errores de registro y asegura la coherencia con las políticas de la empresa.
- Flujos de aprobación: los gastos se envían al responsable correspondiente para su validación, evitando retrasos y pérdidas de documentos. Este circuito puede configurarse según la estructura jerárquica de la organización.
- Integración contable: los datos se conectan con el ERP o software financiero de la empresa, facilitando la conciliación bancaria y la contabilidad. Esto reduce el tiempo invertido en cierres contables y reportes financieros, garantizando la fluidez de la información de manera segura y sin duplicidades.
Ejemplo: Un comercial en ruta puede fotografiar su ticket de combustible, y Captio lo valida y lo envía directamente a su responsable, sin necesidad de guardarlo ni adjuntarlo en un informe manual.
Funcionalidades principales de Captio
Digitalización de tickets y facturas
Los tickets en papel suelen perderse o deteriorarse. Captio los transforma en documentos digitales certificados, válidos legalmente ante Hacienda.
Ejemplo: Un empleado que guarda 10 tickets de parking puede escanearlos en segundos y evitar tener que presentarlos físicamente.
Automatización de la captura de datos
Mediante OCR e IA, Captio extrae automáticamente los datos relevantes de cada factura, proveedor, fecha, base imponible e impuestos, eliminando el error humano al teclear manualmente los importes.
Ejemplo: Un ticket de restaurante con IVA desglosado se lee automáticamente, garantizando el cálculo correcto.
Gestión de viajes y dietas
Captio permite establecer políticas de gasto por empleado o departamento, controlar límites diarios y validar dietas de forma automática.
Ejemplo: Si la política marca un máximo de 30€ por comida, la aplicación rechaza automáticamente un gasto superior.
Flujos de aprobación personalizados
Cada empresa puede definir su circuito de aprobación, desde un responsable directo hasta varios niveles jerárquicos, dando visibilidad y trazabilidad en todo momento.
Ejemplo: En una multinacional, un gasto puede pasar primero por el jefe de equipo, después por el director financiero y, finalmente, integrarse en el ERP.
Recuperación del IVA
La herramienta facilita la identificación de los impuestos deducibles y genera informes para recuperar el IVA soportado en gastos de viajes internacionales.
Ejemplo: Un viaje a Alemania puede incluir facturas de hotel con IVA local que Captio identifica y prepara para su devolución.
Integración con ERP y contabilidad
Captio se conecta con herramientas como AHORA, Navision u otras soluciones contables, agilizando la conciliación bancaria y el cierre de mes.
Ejemplo: Los gastos de tarjetas corporativas se importan automáticamente al ERP, sin necesidad de introducción manual.
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Ventajas de usar Captio en la gestión de gastos de empresa
- Ahorro de tiempo: los empleados dedican menos horas a registrar gastos. Esto permite liberar recursos que pueden dedicarse a tareas más estratégicas.
- Reducción de errores: la automatización evita descuidos y duplicidades, mejorando la fiabilidad de la información contable.
- Cumplimiento normativo: los documentos digitalizados cumplen con las normativas fiscales para evitar sanciones y garantizar la trazabilidad exigida por la ley.
- Visibilidad y control: los responsables financieros disponen de informes en tiempo real para tomar mejores decisiones basados en datos actualizados.
- Escalabilidad: Captio se adapta tanto a pymes como a grandes corporaciones. La herramienta puede crecer junto a la empresa sin perder eficiencia.
Ejemplos prácticos de uso
- Sector transporte: conductores que suben al sistema tickets de peajes y combustible en carretera para llevar un control inmediato de cada gasto y reducir el riesgo de pérdida de justificantes.
- Consultoría: consultores que viajan semanalmente y necesitan registrar hoteles y dietas de manera rápida. Gracias a Captio pueden centralizar sus gastos y enviarlos a aprobación sin complicaciones.
- Fabricación: técnicos de mantenimiento que registran compras urgentes de material directamente desde el móvil. De esta forma garantizan que la empresa tenga trazabilidad de cada adquisición en tiempo real.
Preguntas frecuentes sobre Captio
¿Qué es Captio?
Captio es un software de gestión de gastos de empresa que digitaliza, automatiza y centraliza el control de tickets, facturas y dietas. Ofrece un entorno unificado que conecta a empleados y responsables financieros.
¿Cómo funciona Captio?
El usuario fotografía el ticket, Captio lo digitaliza con IA, lo valida y lo envía al circuito de aprobación e integración contable. El proceso elimina la necesidad de introducir manualmente los datos.
¿Es legal digitalizar tickets con Captio?
Sí. Los documentos digitalizados tienen validez legal ante la Agencia Tributaria gracias a la homologación del sistema. Esto significa que los justificantes electrónicos tienen la misma validez que los originales en papel
¿Con qué sistemas se integra Captio?
Se conecta con ERPs como AHORA, Navision, Oracle o Dynamics, entre otros. La integración se realiza de forma automática para que los datos se transfieran sin errores, facilitando la conciliación bancaria y el cierre de mes en el área contable.
¿Captio sirve para pymes o solo para grandes empresas?
Captio es escalable y se adapta tanto a empresas pequeñas como a grandes organizaciones. Las pymes encuentran en la herramienta una forma sencilla de controlar gastos, mientras que las grandes corporaciones, pueden aprovechar la flexibilidad para gestionar volúmenes más altos y complejos.
¿Se puede recuperar el IVA con Captio?
Sí. El software identifica automáticamente los importes deducibles, incluso en gastos internacionales. Esto permite a la empresa optimizar su fiscalidad y mejorar la gestión financiera, generando informes claros que facilitan el proceso de devolución de impuestos.
La gestión de gastos de empresa – Captio representa un salto cualitativo en la digitalización financiera. Desde la captura automática de tickets hasta la integración con el ERP y el cumplimiento legal, Captio convierte un largo proceso en una tarea rápida, transparente y segura.
En un momento en el que la normativa exige precisión y las empresas demandan eficiencia, Captio se posiciona como una solución indispensable para cualquier organización que busque control, visibilidad y ahorro en la gestión de sus gastos.
