Control de presencia en un ERP
El control de presencia en un ERP ocupa un lugar central en cualquier organización. Horarios, turnos, pausas, ausencias o planificación del equipo forman parte de la actividad diaria de una empresa. Cuando la información relacionada con la jornada laboral se gestiona mediante herramientas aisladas o procesos manuales, la visibilidad sobre la actividad del equipo resulta limitada y la coordinación entre departamentos pierde eficiencia. Aquí aparece el papel del control de presencia en un ERP. Esta funcionalidad permite registrar y gestionar de forma centralizada la jornada laboral de los empleados dentro del propio sistema de gestión empresarial. La información queda integrada con otras áreas del negocio y aporta una visión completa del funcionamiento del equipo. Qué es el control de presencia en un ERP El control de presencia en un ERP es un módulo integrado dentro del sistema de gestión empresarial que registra en tiempo real la jornada laboral de los empleados. El sistema almacena información relacionada con entradas, salidas, pausas, horas trabajadas y ausencias. El objetivo consiste en disponer de una visión estructurada del tiempo de trabajo dentro de la empresa. Al integrarse dentro de AHORA 5 ERP, esta información se conecta con otras áreas del sistema como recursos humanos, planificación operativa o gestión administrativa. A través de esta funcionalidad la empresa puede registrar fichajes,gestionar horarios de trabajo, supervisar turnos, analizar horas trabajadas y mantener un registro histórico de la actividad laboral del equipo. El control de presencia dentro del ERP transforma la información del tiempo de trabajo en un conjunto de datos útiles para la organización y para la gestión del negocio. Consulta nuestra solución ERP Por qué el área de control de presencia es clave en un ERP El tiempo de trabajo representa uno de los recursos más valiosos dentro de cualquier organización. Cada jornada laboral refleja cómo se distribuyen los esfuerzos del equipo y cómo se ejecutan los procesos de la empresa. Cuando el control de presencia en un ERP forma parte del sistema central de gestión empresarial, la organización obtiene una visión más clara del funcionamiento diario del equipo. La empresa puede conocer con precisión qué turnos se encuentran activos, cómo se distribuyen las horas dentro de cada departamento y qué recursos participan en cada actividad. Esta información permite mejorar la coordinación interna y facilita la planificación operativa. Además, la integración dentro del ERP conecta los datos de presencia con otros procesos de la organización. La información registrada en la jornada laboral puede relacionarse con proyectos, servicios, operaciones logísticas o planificación de producción. El registro horario también forma parte de las obligaciones laborales actuales. Un ERP permite almacenar estos registros de forma estructurada y mantener un histórico accesible para consultas o revisiones internas. De esta forma el control de presencia se convierte en una herramienta de gestión empresarial que aporta conocimiento sobre la actividad real del equipo. Beneficios prácticos del control de presencia en un ERP Integración total con la gestión empresarial La integración del control de presencia dentro del ERP permite que cada registro de jornada tenga un impacto directo en el resto de procesos del negocio. Los datos de fichaje se conectan automáticamente con nómina, planificación o gestión operativa, lo que aporta coherencia a toda la información y permite analizar la actividad desde una visión global. Adaptación a la realidad de cada equipo El uso de métodos digitales de registro permite adaptar el control de presencia a cualquier entorno de trabajo. Desde personal en oficina hasta equipos en movilidad, el sistema recoge la actividad de forma alineada con la operativa diaria, facilitando que el registro refleje con precisión cómo se desarrolla el trabajo. Mayor visibilidad sobre la actividad laboral El análisis de la actividad dentro del ERP permite entender cómo se distribuye el tiempo en la empresa. Esta visibilidad facilita detectar patrones, ajustar la planificación y mejorar la organización del equipo, aportando un mayor control sobre la operativa diaria. Gestión centralizada de ausencias y permisos La gestión de vacaciones, permisos o bajas dentro del ERP permite mantener toda la información del equipo en un único entorno. Las solicitudes se registran y se integran directamente en la planificación, lo que mejora la organización y aporta una visión clara del estado del equipo en cada momento. Consulta nuestra solución ERP Control de presencia en AHORA 5 ERP AHORA 5 ERP incorpora funcionalidades específicas de control de presencia dentro del área de recursos humanos del sistema. Este módulo permite registrar la jornada laboral de los empleados y conectar esta información con otros procesos del sistema de gestión empresarial. Los responsables pueden supervisar fichajes, gestionar turnos, analizar horas trabajadas y comprender la actividad del equipo. La integración con AHORA 5 ERP permite que los datos de presencia formen parte del ecosistema de información de la empresa y aporten valor dentro de la planificación operativa. Preguntas frecuentes sobre el control de presencia en un ERP El control de presencia en un ERP permite gestionar la jornada laboral dentro del sistema central de gestión empresarial. La empresa obtiene una visión estructurada del tiempo de trabajo y puede relacionar esta información con el funcionamiento real de sus operaciones. Soluciones como AHORA 5 ERP incorporan estas capacidades dentro de su arquitectura tecnológica y facilitan una gestión más clara del tiempo de trabajo dentro de la organización.
Cumplimiento normativo sobre el control horario
Durante mucho tiempo, el control horario se ha entendido como una simple obligación legal que había que cumplir para evitar problemas. Sin embargo, la realidad es que su impacto va mucho más allá del cumplimiento normativo sobre el control horario. Cuando una empresa no controla correctamente el tiempo de trabajo, pierde visibilidad sobre lo que realmente ocurre en su operativa diaria. No sabe con precisión dónde se generan ineficiencias, qué equipos están sobrecargados, dónde se producen tiempos muertos o hasta qué punto existe una dependencia excesiva de determinadas personas. Por el contrario, cuando el control horario está bien implementado, se convierte en una herramienta clave para mejorar la organización, optimizar recursos y tomar decisiones basadas en datos reales. En este contexto, la evolución de la normativa no busca únicamente regular, sino asegurar que las empresas trabajen con información fiable, accesible y útil para su gestión. El marco legal actual La nueva regulación sobre el control horario parte del marco ya establecido por el Real Decreto-ley 8/2019, pero introduce requisitos mucho más concretos a nivel técnico y operativo. El objetivo es eliminar cualquier ambigüedad en la forma de registrar la jornada laboral y garantizar un sistema que sea verdaderamente fiable, objetivo y accesible. Actualmente, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores, independientemente de su tamaño o sector. Además, estos registros deben conservarse durante un periodo mínimo de cuatro años y estar disponibles tanto para los empleados como para sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Por tanto, ya no se trata solo de cumplir, sino de hacerlo de forma correcta y verificable. Qué cambia con el registro horario digital Hasta hace poco, la normativa permitía cierta flexibilidad en los métodos utilizados, lo que llevó a muchas empresas a optar por soluciones poco estructuradas, como hojas en papel o archivos Excel sin control de accesos. El problema de estos sistemas es evidente ya que no garantizan ni la fiabilidad ni la trazabilidad de la información. Como consecuencia, los registros pueden ser incompletos, manipulables o directamente poco útiles para la gestión. Con la nueva legislación, esta ambigüedad desaparece. A partir de ahora, únicamente serán válidos sistemas digitales que aseguren la integridad de los datos, permitan su acceso en tiempo real y garanticen que la información no puede ser alterada. Esto supone un cambio importante, ya que el registro horario deja de ser un trámite administrativo para convertirse en una herramienta de gestión real. Consulta nuestra solución Requisitos que deben cumplir los sistemas de control horario El anteproyecto aprobado en febrero de 2025 establece una serie de condiciones claras que deben cumplir los sistemas de registro horario. En primer lugar, el uso de medios digitales pasa a ser obligatorio, lo que implica que ya no se podrán utilizar métodos manuales sin control. Además, el registro debe realizarse de forma personal y directa por parte del trabajador, incluyendo tanto el inicio como el fin de la jornada. A esto se suma la necesidad de reflejar pausas y descansos que afecten al tiempo efectivo de trabajo, así como garantizar una identificación inequívoca del empleado en cada registro. Por otro lado, los datos deben ser legibles, tratables y compatibles con los sistemas internos de la empresa, lo que facilita su integración con otras áreas como recursos humanos o gestión operativa. Asimismo, estos registros deben estar disponibles de forma inmediata para la Inspección de Trabajo y los representantes legales, lo que refuerza la transparencia del sistema. Finalmente, la normativa exige que el sistema se aplique de manera homogénea, incluyendo también a los contratos a tiempo parcial. Qué métodos están permitidos La ley establece claramente que solo serán válidos aquellos sistemas digitales que ofrezcan garantías técnicas suficientes. En este sentido, las empresas pueden optar por diferentes soluciones, siempre que cumplan con los requisitos exigidos. Por ejemplo, es posible utilizar software accesible desde ordenador o móvil, aplicaciones con geolocalización para trabajadores en movilidad o sistemas biométricos como la huella dactilar o el reconocimiento facial, siempre que respeten la normativa de protección de datos. También se permiten sistemas basados en tarjetas o llaves electrónicas personalizadas. Sin embargo, quedan completamente excluidos los métodos que no ofrecen garantías, como las hojas de papel, los archivos Excel sin control de accesos o los registros firmados a posteriori. En definitiva, cualquier sistema que pueda ser manipulado o que no deje un rastro fiable deja de ser válido. Consulta nuestra solución A quién afecta esta normativa La nueva regulación tiene un alcance total y no deja margen de exclusión. Afecta tanto a grandes empresas como a pymes y autónomos con personal contratado. Además, se aplica independientemente del modelo de trabajo. Esto significa que deben cumplirla tanto las empresas con equipos presenciales como aquellas que operan en modelos híbridos o completamente remotos. Incluso el personal subcontratado o externo queda incluido dentro de esta obligación. En la práctica, cualquier empresa con trabajadores debe adaptarse. ¿Qué pasa si no se cumple la normativa? No cumplir con esta obligación puede suponer sanciones importantes, que se agravan si afectan a varios trabajadores o hay reincidencia: Además, la sanción puede multiplicarse por trabajador afectado, lo que eleva considerablemente el riesgo para la empresa en caso de incumplimiento.
Cómo B-libe transformó su operación con Servicore
En Facility Services, la operativa exige precisión y una coordinación constante entre equipos, datos y procesos. En Stratic llevamos años trabajando con esta realidad y sabemos que la tecnología solo aporta valor cuando se adapta al ritmo y a la complejidad del sector. El caso de B-libe es un claro ejemplo. Necesitaban una plataforma capaz de entender su actividad y acompañar su crecimiento con solidez y visión estratégica. El punto de partida en B-libe Un crecimiento acelerado sin una base tecnológica alineada B-libe es una empresa de Facility Services que está en pleno crecimiento. Expandiendo su actividad por Cataluña, Comunidad Valenciana, Murcia, Albacete y Aragón, incorporando al mismo tiempo nuevas líneas de servicio como el mantenimiento de instalaciones y facility services complementarios. Su reto no era pequeño. Necesitaban un sistema que pudiera anticiparse a las necesidades que surgen cuando una empresa de este tipo multiplica su actividad. Antes de trabajar con Stratic, B-libe utilizaba un ERP que funcionaba correctamente, pero que presentaba limitaciones. B-libe se encontraba con un sistema que, aunque cumplía con algunas funciones básicas, no podía personalizarse ni integrar nuevas necesidades con la agilidad requerida. Esto generaba procesos fragmentados, información dispersa y una operativa que no acompañaba su ritmo de crecimiento. La falta de un entorno in-house plenamente controlado dificulta además la continuidad y seguridad del sistema, creando un freno para la expansión prevista. Qué aporta Servicore En Stratic conocemos a fondo las dinámicas del sector y los retos operativos que condicionan su día a día. Esa experiencia nos llevó a desarrollar ServiCore, un ERP especializado para Facility Services construido sobre la solidez tecnológica de AHORA ERP y diseñado para responder específicamente a las necesidades reales del sector. Servicore aporta una estructura diseñada específicamente para este tipo de operativas, permitiendo gestionar presupuestos de forma avanzada, seguir el ciclo completo de cada servicio y planificar equipos distribuidos por centros y clientes. La plataforma permite controlar la rentabilidad en tiempo real y unificar CRM, RRHH, nóminas, mantenimiento y control horario en un solo sistema. La app móvil centraliza partes, solicitudes y registros de asistencia creando un núcleo operativo sólido. Para B-libe, esta integración no era un añadido, sino la base indispensable para escalar con coherencia. Descubre el potencial de Servicore Una plataforma conectada Uno de los requisitos estratégicos de B-libe era la integración unificada. Contar con un acceso centralizado que permitiera a todo el equipo trabajar con una única clave en lugar de utilizar múltiples plataformas desconectadas. Gracias a AHORA y al trabajo conjunto con Stratic, B-libe pudo unificar en un mismo entorno el CRM comercial, el portal de RRHH, nóminas, el sistema GMAO para la gestión del mantenimiento, la aplicación móvil para los operarios y los datos consolidados plasmados en cuadros de mando. Esta integración permitió que todas las operaciones compartieran una misma base de información, facilitando la coordinación entre departamentos y ofreciendo una visión global del negocio. Además, la arquitectura se diseñó pensando en el futuro, preparada para incorporar escenarios de inteligencia artificial aplicada, automatizaciones y ampliaciones modulares a medida que la empresa continúe creciendo. Resultados Más control, más fiabilidad y más capacidad de crecimiento La clave del proyecto fue una toma precisa de decisiones. Tal como explica Fernando Gómez, CEO de B-libe: “Stratic interpretó muy bien lo que necesitábamos.” Hoy ServiCore es la primera pantalla que abre cualquier empleado al iniciar su jornada. Los procesos viven en el ERP y la información fluye sin esfuerzo. Los resultados fueron visibles desde los primeros meses. B-libe obtuvo un mayor control operativo al centralizar la planificación y automatizar procesos que antes recaían en tareas manuales. La rentabilidad pasó a ser visible en tiempo real gracias a la consolidación automática de datos, lo que permitió eliminar incertidumbres y trabajar con previsiones más fiables. También, se redujo significativamente el esfuerzo administrativo, ya que los partes y solicitudes se registran directamente desde la aplicación móvil. Todo esto se tradujo en una capacidad real de escalar sin que la complejidad creciera al mismo ritmo. Además, el ecosistema tecnológico continúa evolucionando, incorporando nuevas funcionalidades y automatizaciones que amplían el potencial de la herramienta. Aprendizajes aplicables a cualquier empresa del sector Tal como comenta Fernando Gómez en el vídeo, “ServiCore es un producto en continua evolución, no solo funcional sino también tecnológico”. Ese mensaje refleja un aprendizaje clave para cualquier empresa del sector, porque muestra la importancia de elegir una herramienta que no se quede estática y que pueda crecer al mismo ritmo que la organización. En el sector de Facility Services, tal como refleja la experiencia de B-libe, depender de un ERP generalista limita la capacidad de adaptarse a la variabilidad de cada contrato. Por eso, la integración total de procesos es esencial para evitar duplicidades y errores. La rentabilidad debe verse en tiempo real para tomar decisiones con datos fiables y la tecnología tiene que acompañar al crecimiento sin convertirse en un freno estructural. Además, la consultoría adecuada con personalización, análisis profundo de procesos y un acompañamiento constante es lo que realmente permite que la tecnología funcione y genere un impacto real en la empresa. El caso de B-libe demuestra que una empresa de Facility Services solo puede crecer con procesos sólidos y una tecnología adecuada. ServiCore no es solo un ERP, es el resultado de años entendiendo el sector, afinando funcionalidades y alineando tecnología con negocio. Y cuando una compañía como B-libe encuentra una solución que se adapta a su ritmo, su complejidad y su ambición, la transformación se convierte en una consecuencia natural.
Proyecto TechFabLab: Ayudas para la financiación de proyectos de innovación tecnológica a PYMES
La innovación tecnológica es uno de los motores principales del crecimiento empresarial. En la Comunitat Valenciana, el proyecto TechFabLab surge para impulsar esa transformación, ofreciendo ayudas para la financiación de proyectos de innovación tecnológica a PYMES, empresas y autónomos. A continuación, encontrarás toda la información necesaria para entender estas ayudas incluyendo sus objetivos, beneficiarios, tecnologías subvencionables, cuantía, plazos y respuestas a las dudas más frecuentes. ¿Qué es el proyecto TechFabLab? El proyecto TechFabLab es una iniciativa impulsada por la Consellería de Innovación, Industria, Comercio y Turismo, a través de la Dirección General de Innovación, y financiada dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (NextGenerationEU). Su finalidad es fomentar la adopción de tecnologías habilitadoras digitales en PYMES y autónomos de la Comunitat Valenciana, ofreciendo ayudas directas que cubren hasta el 100% de la inversión, con un máximo de 100.000 € por beneficiario. ¿Quiénes pueden beneficiarse? Las ayudas están dirigidas a: Requisito geográfico: tener sede social o un centro de producción en la Comunitat Valenciana al momento de solicitar la ayuda. Ámbitos de innovación subvencionables El proyecto TechFabLab cubre un amplio abanico de tecnologías clave para la transformación digital: Ciberseguridad Implantación de software y hardware de seguridad, sistemas de gestión de la seguridad, protección de datos y prevención de ciberataques. Ejemplo: Una pyme del sector sanitario que implanta un sistema de cifrado de datos de pacientes y firewalls avanzados. Cloud Computing Migración a la nube, contratación de servicios de almacenamiento y gestión avanzada de datos. Ejemplo: Un despacho de arquitectura que centraliza sus proyectos en la nube para trabajar de forma colaborativa y segura. Digitalización y automatización Integración de ERP/CRM, automatización de procesos internos y blockchain para mejorar la trazabilidad. Ejemplo: Una empresa de transporte que implementa un ERP para unificar la gestión de pedidos, rutas y facturación. Industria 4.0 Aplicación de IoT, análisis de datos, IA, conectividad 5G, robótica y machine learning. Ejemplo: Un fabricante de cosméticos que incorpora sensores IoT en sus líneas de producción para controlar en tiempo real la calidad del producto. Comercio electrónico y marketing digital Desarrollo de plataformas de e-commerce, análisis de comportamiento de usuarios y marketing digital automatizado. Ejemplo: Una pyme de alimentación que crea un e-commerce con recomendadores basados en IA para personalizar la experiencia del cliente. Características de la ayuda Ejemplo: Una empresa de facility services podría presentar un proyecto de digitalización de la gestión de empleados por 50.000 € y, si posteriormente quiere añadir un sistema de ciberseguridad de 30.000 €, podría solicitarlo como segundo proyecto (total 80.000 € financiados). Plazos y justificación La ayuda funciona como un incentivo directo. La empresa adelanta la inversión, la ejecuta y posteriormente justifica los gastos para recibir la subvención correspondiente. Pasos para presentar la solicitud Momento idóneo de digitalizar tu empresa con un ERP La transformación digital ya no es una opción, sino una necesidad para mantener la competitividad. Con las ayudas del proyecto TechFabLab, las empresas tienen la oportunidad única de dar un salto tecnológico sin asumir el peso total de la inversión. Uno de los pasos más eficaces para lograrlo es implantar un ERP como AHORA, un sistema diseñado para automatizar procesos, centralizar la información y mejorar la toma de decisiones. Gracias a estas ayudas: Ejemplo: Una empresa de fabricación de cosméticos en Valencia puede aprovechar estas subvenciones para instalar AHORA ERP, digitalizando desde la gestión de inventarios hasta la facturación electrónica, mejorando la eficiencia sin comprometer liquidez. Dar este paso ahora significa aprovechar una financiación histórica, posicionando tu negocio para crecer en un mercado cada vez más digital y exigente. Preguntas frecuentes (FAQ) El proyecto TechFabLab representa una oportunidad estratégica para que las PYMES y autónomos de la Comunitat Valenciana den un salto hacia la transformación digital sin que la inversión sea una barrera. Con ayudas de hasta el 100% y un enfoque claro en tecnologías clave como la ciberseguridad, la nube, la automatización y la Industria 4.0, cualquier empresa puede posicionarse mejor frente a la competencia y avanzar hacia un modelo de negocio más eficiente e innovador. Aprovechar estas ayudas no solo significa contar con financiación, sino también abrir la puerta a un futuro donde la tecnología se convierte en el motor de crecimiento y sostenibilidad empresarial. Link convocatoria: https://techfablabcv.es/ayudas-financiacion-proyectos-innovacion-comunidad-valenciana/