¿Qué es la digitalización de facturas?
La digitalización de facturas es el proceso de convertir documentos físicos o en PDF en datos estructurados que pueden ser gestionados automáticamente por un sistema informático. Este cambio supone pasar de una gestión manual y repetitiva a un entorno digital preparado para la integración con sistemas de gestión empresarial.
No se trata solo de escanear una imagen, hablamos de aplicar tecnologías como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) e Inteligencia Artificial para capturar campos clave como NIF, fechas, importes o cuentas contables y transformarlos en información útil para la empresa.
Ejemplo: Cuando un proveedor envía una factura en papel, el sistema escanea el documento, identifica cada dato y lo integra directamente en el ERP, eliminando la necesidad de teclearlo manualmente. Con ello se logra ahorrar tiempo en la gestión diaria de facturas y reduce la carga administrativa, disminuyendo errores humanos y mejorando la precisión contable.
Cómo funciona la digitalización de facturas
El proceso se compone de cuatro pasos principales:
- Captura: Se escanea la factura en papel o se toma una foto con una aplicación móvil especializada. Esta fase asegura que el documento físico se convierta en un archivo digital listo para ser procesado, permitiendo iniciar el flujo de trabajo sin necesidad de manipulación manual.
- Extracción de datos: El software o app extrae la información clave como el proveedor, importe, fecha, etc, del documento escaneado. Esta extracción automatizada garantiza precisión en la captura de datos relevantes para agilizar la identificación de errores antes de que lleguen a la contabilidad.
- Almacenamiento: La información se guarda en formato digital, ya sea en un servidor local o en la nube, para contar con un fácil acceso. El almacenamiento facilita la consulta de forma rápida y una organización documental estructurada para mantener los registros y cumplir con la normativa.
- Gestión e integración: Los datos electrónicos se pueden integrar en sistemas contables y de gestión empresarial como un ERP, lo que permite una administración más eficiente de los gastos y obtener unos registros financieros estructurados para contar con un control financiero total.
Ejemplo: Si una empresa recibe 200 facturas mensuales, el sistema las procesa en minutos, las clasifica por proyectos y las deja listas para su aprobación. Esto se traduce en un ahorro significativo de tiempo en la gestión administrativa además de contar los responsables financieros, con información precisa y organizada sin esfuerzo manual.
¿Para qué se utiliza la digitalización de facturas?
Las aplicaciones principales son:
- Contabilidad y finanzas: Conciliación automática de apuntes contables y efectos de pago. Ayuda a garantizar que los registros contables estén siempre actualizados y sin errores.
- Control de tesorería: Integración con bancos para mejorar la previsión de liquidez. Facilita la planificación de pagos y cobros futuros con datos reales y proporciona una visión global del flujo de caja en tiempo real.
- Auditoría y cumplimiento: Facilita la trazabilidad exigida por la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude. Con esta trazabilidad se pueden responder auditorías internas o externas de forma más ágil, reforzando la seguridad jurídica y el cumplimiento normativo.
- Relación con proveedores: Evita retrasos en pagos y mejora la transparencia en el ciclo de cuentas por pagar. Se fortalecen las relaciones comerciales y se incrementa la confianza, ya que se reduce el riesgo de incidencias por facturas pendientes o rechazadas.
Ejemplo: Un auditor puede consultar directamente el portal de facturas con todos los estados incluyendo: pendiente de aprobación, aprobada, contabilizada, enviada al ERP, reduciendo tiempos de revisión y obteniendo información al instante.
FacturAItor: la solución para digitalizar facturas
FacturAItor es la herramienta desarrollada por Stratic que combina OCR avanzado con Inteligencia Artificial para automatizar facturas de proveedores, acreedores y notas de gasto.
Sus principales características:
- Procesa diferentes tipos de documentos incluyendo facturas de proveedor, acreedor, albaranes o pedidos. Permite abarcar todos los escenarios habituales de la contabilidad.
- Extrae datos con alta precisión y los valida según criterios contables de forma automática para evitar errores comunes en importes o fechas e integrar la información sin ajustes manuales.
- Permite definir flujos de aprobación internos. Esta funcionalidad permite que cada factura siga un circuito de revisión claro.
- Integra automáticamente la información con el ERP, generando apuntes contables y actualizaciones en cartera de pagos, eliminando tareas duplicadas en varios departamentos.
- Ofrece un portal de facturas donde se visualizan estados en tiempo real y se adjuntan documentos relacionados para poder realizar una consulta instantánea de cualquier documento.
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Ventajas de implementar la digitalización y automatización de facturas
Los beneficios de usar un sistema como FacturAItor son claros:
- Reducción de costes y espacio: Se eliminan los gastos de impresión, archivado físico y el uso de espacio para almacenar documentos.
- Mayor productividad: Se automatizan tareas manuales, lo que permite a los equipos dedicar tiempo a actividades de mayor valor, como realizar análisis estratégicos en lugar de en introducción de datos.
- Acceso rápido y organizado: Las facturas digitales son fáciles de encontrar y recuperar mediante palabras clave, desde cualquier lugar.
- Integración con sistemas: la información digital se puede integrar fácilmente en los sistemas de gestión y contabilidad de la empresa, garantizando un flujo continuo de datos entre departamentos.
- Seguridad mejorada: Los documentos digitales bien gestionados ofrecen una mayor seguridad en comparación con los archivos en papel. El acceso se controla mediante permisos y la trazabilidad queda registrada.
- Cumplimiento normativo: Alineación con la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, garantizando la integridad y trazabilidad de la información. Se facilita superar auditorías y revisiones fiscales, evitando sanciones derivadas de incumplimientos normativos.
- Mejor relación con proveedores: Procesos de aprobación más ágiles y pagos en plazo. Mejora la reputación de la empresa y fortalece la confianza con sus socios comerciales.
Ejemplo: Una pyme que dedicaba dos jornadas al mes a introducir facturas puede reducirlo a menos de una hora, liberando recursos para tareas estratégicas. Gracias a este cambio, el equipo financiero puede analizar la rentabilidad de proyectos con datos en tiempo real y tomar decisiones más informadas.
Preguntas frecuentes sobre la digitalización de facturas
¿Digitalizar facturas es lo mismo que escanearlas?
No. Escanear genera una imagen, mientras que digitalizar implica convertir los datos en información estructurada lista para su uso en el ERP. Esta diferencia es clave para garantizar la trazabilidad y el control de los procesos contables.
¿Qué diferencia hay entre digitalización y automatización de facturas?
La digitalización convierte el documento en datos y la automatización aplica reglas y flujos de trabajo para procesarlos sin intervención manual. De esta forma, la automatización lleva la digitalización un paso más allá, gestionando validaciones y aprobaciones.
¿Es obligatorio digitalizar facturas en España?
Sí, progresivamente por la Ley Crea y Crece. Además, la Ley Antifraude refuerza la necesidad de usar software certificado que garantice la trazabilidad, lo que asegura que todas las empresas trabajen con sistemas que protejan su integridad y accesibilidad de la información.
¿Qué tipos de facturas se pueden digitalizar?
Facturas de proveedores, acreedores, notas de gasto, albaranes y pedidos, siempre que el sistema admita distintos formatos. Esto significa que tanto las operaciones internas como externas pueden digitalizarse sin problemas.
¿Qué necesito para empezar a digitalizar facturas?
Un software de OCR e IA como FacturAItor conectado con tu sistema contable te permite comenzar a digitalizar todas las facturas de tu empresa. No es necesario integrarlo con tu ERP, pero sí que es recomendable.
La digitalización de facturas no es una tendencia pasajera, es un paso esencial hacia la automatización financiera, el cumplimiento legal y la eficiencia empresarial. Herramientas como FacturAItor permiten transformar un proceso manual y repetitivo en un flujo automático, trazable y seguro, alineado con la normativa vigente y con la estrategia de digitalización de cualquier empresa.
Digitalizar y automatizar facturas significa liberar tiempo, reducir errores y preparar tu empresa para un futuro 100% digital.
