Para poder trabajar desde casa correctamente, es necesario tener el equipamiento y los recursos adecuados. Pero no todo el mundo tiene esos recursos disponibles. Nos puede faltar algún elemento, que se nos rompa algo y necesitemos recambio… ¿Qué hacer en ese supuesto? ¿Cómo gestionar los gastos derivados del teletrabajo? Te lo explicamos a continuación.
¿Qué es el teletrabajo?
El teletrabajo es una modalidad laboral que permite a los empleados desempeñar sus funciones fuera de la oficina, habitualmente desde casa, utilizando herramientas digitales para mantenerse conectados. Desde la pandemia, esta forma de trabajar se ha consolidado, obligando a muchas empresas a adaptar sus procesos, infraestructuras y políticas de compensación de gastos. Comprender cómo impacta en la gestión de los gastos del teletrabajo es clave para evitar conflictos internos y cumplir con las obligaciones legales.
Los gastos del teletrabajo y su legislación
La normativa española establece que los gastos derivados del teletrabajo deben ser reembolsados por la empresa cuando estén vinculados directamente con la actividad laboral. Esto incluye suministros, conexión a internet, mobiliario o equipos tecnológicos. Aunque el Real Decreto-ley 28/2020 regula el teletrabajo, los convenios colectivos y acuerdos individuales pueden complementar estas obligaciones. Las empresas deben documentar y justificar cada gasto del teletrabajo para garantizar el cumplimiento legal y evitar sanciones.
En la mayoría de casos, las personas que realizan su trabajo en remoto, ya sea de forma habitual o puntualmente, no suelen necesitar muchos recursos. Únicamente se necesita un ordenador, un teléfono, un espacio de trabajo en casa y una buena conexión a internet. Pero puede darse la situación de necesitar alguna cosa más, por ejemplo, material informático. Si se necesita un nuevo ratón para el ordenador, un cable que no tiene nuestro trabajador o incluso un ordenador nuevo. También pueden surgir gastos de papelería, o gastos de mensajería, si tenemos documentación física que se tiene que hacer llegar a nuestras oficinas.
La empresa debe reembolsar todos los gastos que el empleado incurra por trabajar desde casa, ya que están directamente relacionados con su actividad laboral. Aunque la mayoría de estos gastos se realicen por internet y se documenten en facturas digitales, normalmente en formato PDF, el empleado debe gestionarlas y reportarlas a la empresa. Así, la empresa puede reembolsarlos, administrarlos correctamente y contabilizarlos como corresponde
Así pues, la forma de gestionarlo será muy similar a la forma de gestionar los gastos de desplazamiento.
Gestión manual de los gastos derivados del teletrabajo vs gestión digital
A grandes rasgos, tenemos dos formas de gestionar estos gastos que nos surjan a consecuencia del teletrabajo.
La gestión “tradicional” o manual de los gastos pasa por guardar el tique original, en caso de ser una compra en un establecimiento físico, o la factura digital si se trata de compras hechas por internet. Al final de mes, o en el momento establecido por la empresa, estos gastos se tienen que reportar al supervisor, para que se pueda proceder a su liquidación. Lo más habitual es que estos informes de gastos se realicen a través de un documento tipo Excel. En él, el trabajador habrá rellenado manualmente toda la información de los gastos para tener constancia de ello. Si el empleado ha realizado compras en establecimientos físicos y tiene justificantes de compra en papel, es muy importante que los conserve y se los haga llegar a la empresa en cuanto sea posible.
Por contra, la gestión digital o automatizada simplifica mucho el proceso. Con un software de gestión de gastos basta con hacer una foto de los tiques de las compras en establecimientos físicos, o subir los PDFs de las facturas de compras online, para que el software extraiga automáticamente la información del gasto. Si se trata de una aplicación homologada por la Agencia Tributaria, como Captio, en ambos casos el documento digitalizado por el software tendrá validez legal. Así, por un lado, nos aseguramos de que la transmisión de documentos al departamento administrativos sea efectiva sin tener que llevar los documentos en papel de forma presencial, y por el otro, evitamos problemas de archivado y recuperación de documentos.
La generación de los informes de gastos también se hará de forma mucho más ágil. La información estará digitalizada, además de tener flujos automatizados de aprobación y validación de los gastos.
La automatización y digitalización de estos procesos se puede englobar en una estrategia de transformación digital más amplia. La eliminación de procesos manuales y basados en el papel, sean del tipo que sean, es una necesidad cada vez más apremiante para las empresas que no quieran quedarse atrás y perder en eficiencia y productividad. Esto es especialmente importante en momentos en que hay circunstancias extraordinarias que obligan a los empleados a optar por trabajar desde casa, puesto que en el caso de no estar suficientemente preparados y digitalizados, su trabajo diario puede verse repercutido.
Ventajas y desventajas del teletrabajo
El teletrabajo ofrece beneficios claros como flexibilidad horaria, ahorro en desplazamientos, mejora del equilibrio entre vida personal y profesional y, para la empresa, reducción de costes en instalaciones físicas. Sin embargo, también existen desventajas, como la dificultad para separar vida laboral y personal, el riesgo de aislamiento y la necesidad de asumir ciertos gastos adicionales en el hogar. Gestionar correctamente los gastos del teletrabajo ayuda a mitigar estas desventajas y a mantener la motivación del equipo.
Tipos de gasto en el teletrabajo
Los gastos del teletrabajo pueden clasificarse en:
- Equipamiento y material: ordenadores, periféricos, muebles ergonómicos.
- Servicios y suministros: electricidad, calefacción, internet.
- Gastos administrativos: envío de documentación, impresión o papelería.
- Mantenimiento: reparaciones, software, licencias de seguridad.
Contar con una política interna clara y herramientas de gestión digital ayuda a identificar, controlar y reembolsar estos gastos de manera eficiente, evitando cargas administrativas innecesarias.
Preguntas frecuentes sobre los gastos del teletrabajo FAQ
¿Qué gastos debe cubrir la empresa obligatoriamente?
Todos aquellos directamente relacionados con la actividad profesional y necesarios para el desempeño del puesto (equipos, suministros, internet…).
¿Se puede acordar un pago fijo mensual para compensar gastos?
Sí, siempre que se haya pactado por convenio o acuerdo individual y cubra razonablemente los costes reales del teletrabajo.
¿Cómo se justifica un gasto realizado desde casa?
Mediante factura o tique digital válido. Es recomendable usar aplicaciones homologadas para digitalizar justificantes y facilitar su envío a la empresa.
¿Estos gastos afectan a la tributación del trabajador?
No, los reembolsos por gastos del teletrabajo no se consideran renta del trabajador si están justificados y vinculados al desempeño laboral.
¿Qué ocurre si un gasto no está previsto en la política de teletrabajo?
Debe revisarse y, en caso de ser imprescindible para el puesto, añadirse a la política interna o gestionarse como gasto extraordinario.
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