La digitalización de la facturación en España avanza un paso más con la entrada en vigor de VeriFactu, el sistema de emisión de facturas verificables impulsado por la Ley Antifraude (Ley 11/2021). Su objetivo es claro, garantizar que todas las operaciones económicas queden registradas de forma íntegra, trazable y segura.
En este artículo te explicamos qué es VeriFactu, cómo funciona, cómo afecta a emisores y receptores, y qué beneficios aporta al ecosistema empresarial, con ejemplos prácticos para entenderlo mejor.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el sistema que permite a las empresas y profesionales emitir facturas electrónicas verificables por la Agencia Tributaria (AEAT). Cada factura generada incluye un registro informático firmado electrónicamente, que puede ser remitido automáticamente a Hacienda.
En otras palabras, VeriFactu certifica la veracidad e inalterabilidad de cada factura emitida, evitando manipulaciones contables o dobles registros.
Ejemplo: Una empresa de transporte emite una factura por un servicio logístico. El software VeriFactu genera automáticamente un fichero con los datos esenciales como importe, fecha, NIF o número de factura, lo firma electrónicamente y lo envía a la AEAT. Si el cliente escanea el código QR de la factura, puede verificar que coincide con los datos registrados en Hacienda.
Cómo funciona el sistema VeriFactu
El funcionamiento de VeriFactu se basa en tres pilares técnicos:
Generación del registro
Cada vez que se emite una factura, el software crea un fichero informático con toda la información relevante del documento mostrando datos fiscales, importe, fecha, y un identificador único.
Firma electrónica y encadenamiento
El fichero se firma electrónicamente para garantizar su autenticidad y se encadena criptográficamente con los anteriores, de modo que cualquier alteración quedaría registrada.
Comunicación con la AEAT
El sistema puede remitir los registros automáticamente a la AEAT en tiempo real. Esta modalidad, conocida como modo VeriFactu, es la que ofrece mayor seguridad jurídica y simplifica las auditorías.
Funcionamiento para el emisor de la factura
Para el emisor, VeriFactu implica adoptar un software certificado que cumpla con los requisitos de la Ley Antifraude. El sistema debe:
- Crear un registro de facturación por cada operación. Esto garantiza que cada movimiento económico quede reflejado de forma individual y trazable.
- Firmarlo electrónicamente. Con ello se asegura la autenticidad de la factura y se evita cualquier manipulación posterior.
- Garantizar integridad, trazabilidad, accesibilidad y legibilidad de los registros. Así se cumple con los estándares exigidos por la Ley Antifraude y se facilita la supervisión administrativa.
- Incorporar un código QR y un código alfanumérico que permitan la verificación. Estos elementos actúan como identificadores únicos que facilitan la comprobación directa ante la AEAT.
- Llevar un registro de eventos, anotando acciones como instalación, paradas del sistema o anomalías detectadas. Este control continuo aporta transparencia y permite detectar incidencias en tiempo real.
Ejemplo: Una empresa del sector servicios emite 300 facturas al mes. Con VeriFactu, cada una genera su registro firmado y enlazado al anterior. Si alguien intentara borrar una factura, el sistema detecta la alteración por ruptura de la cadena criptográfica.
Funcionamiento para el receptor o cliente
Para el receptor, VeriFactu ofrece transparencia total. Al recibir una factura con QR, puede:
- Verificar su validez escaneando el código. Esto permite comprobar al instante si la factura fue registrada correctamente ante la AEAT.
- Consultar en la AEAT los datos registrados de esa operación. Así se puede contrastar que el contenido de la factura coincide con la información oficial almacenada.
- Acceder a copias electrónicas durante al menos cuatro años según la Ley Crea y Crece. Esto garantiza la disponibilidad y trazabilidad de las facturas en caso de auditorías o revisiones fiscales.
Ejemplo: Un proveedor recibe una factura con QR. Escanea el código y accede a la información oficial registrada en Hacienda. Así confirma que la factura es auténtica y que no ha sido modificada.
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Beneficios del sistema VeriFactu
Aunque VeriFactu nace con una finalidad de control fiscal, sus ventajas van mucho más allá del cumplimiento legal:
- Seguridad e inalterabilidad: Cada registro está firmado y vinculado criptográficamente. Asegura que ningún dato pueda modificarse sin dejar rastro y refuerza la confianza en la veracidad de los registros fiscales.
- Trazabilidad total: Todos los eventos del sistema como emisión, modificación o cancelación quedan registrados. Esto permite reconstruir el ciclo completo de una factura en cualquier momento, facilitando auditorías y un control interno.
- Transparencia entre empresas: Tanto emisores como receptores pueden verificar la autenticidad de las facturas.
- Automatización contable: Los sistemas ERP pueden integrarse con VeriFactu vía API o servicios web. Se lleva a cabo la sincronización de datos, evita tareas manuales y mejora la eficiencia en la gestión administrativa.
- Menor riesgo de sanciones: Al operar en modo VeriFactu, se presume el cumplimiento de los requisitos de la Ley Antifraude. Así, las empresas minimizan su exposición a errores o incumplimientos normativos.
Ejemplo del ciclo completo de una factura VeriFactu
- El software genera el registro firmado electrónicamente, asegurando que la factura quede certificada y protegida desde el momento de su creación.
- Se imprime o envía la factura con su QR y código alfanumérico. De modo que el documento incorpora los elementos que permiten su verificación oficial.
- El fichero se remite automáticamente a la AEAT para garantizar la comunicación inmediata y transparente con la Administración Tributaria.
- El cliente puede verificar los datos en Hacienda. Esta validación ofrece una garantía adicional de autenticidad y evita fraudes o errores contables.
- Tanto emisor como receptor conservan la copia durante el período legal. Esto permite mantener la trazabilidad y cumplir con las obligaciones de conservación fiscal.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿Qué diferencia hay entre facturación electrónica y VeriFactu?
La facturación electrónica permite emitir facturas en formato digital. VeriFactu, certifica la veracidad de esas facturas mediante un sistema de registros firmados y verificables por la AEAT.
¿Es obligatorio enviar las facturas a la Agencia Tributaria?
No siempre. Enviar los registros a la AEAT es opcional, pero recomendable. Los sistemas que lo hacen en tiempo real operan en modo VeriFactu y se considera que cumplen la normativa.
¿Puedo usar mi actual ERP o necesito otro software?
Podrás usar tu ERP si el proveedor lo adapta a los requisitos técnicos incluyendo registro, firma, QR, encadenamiento y envío. En caso contrario, será necesario un software certificado compatible.
¿Qué formato de factura acepta VeriFactu?
Los formatos estructurados admitidos son FacturaE, UBL, CII y EDIFACT, que permiten la automatización y la interoperabilidad entre sistemas.
¿Qué pasa si no cumplo con la normativa?
La Ley Antifraude establece sanciones de hasta 150.000 € para los desarrolladores de software y 50.000 € por ejercicio fiscal para las empresas que lo usen sin certificación.
El sistema VeriFactu supone un cambio profundo en la forma de entender la facturación en España. Más que una obligación, representa un paso hacia una gestión empresarial más transparente, automatizada y segura.
Adoptarlo cuanto antes permitirá a las empresas anticiparse al nuevo marco legal, mejorar sus procesos internos y mantener una trazabilidad total sobre sus operaciones.
