Cómo desarrollar una política de viajes corporativos eficaz
En un entorno empresarial cada vez más globalizado, saber cómo desarrollar una política de viajes corporativos forma parte de la operativa diaria de muchas organizaciones. Desde reuniones con clientes hasta formaciones internacionales o visitas a proveedores, desplazarse es necesario para mantener la competitividad. Sin embargo, sin una política de viajes corporativos eficaz, las empresas se exponen a sobrecostes, riesgos de seguridad y una gestión ineficiente de recursos. Una buena política no solo busca reducir gastos, sino también garantizar la seguridad de los empleados y optimizar la experiencia de viaje. ¿Qué hace que una política de viajes sea eficaz? Una política de viajes corporativos eficaz es aquella que equilibra ahorro de costes, seguridad, cumplimiento normativo y satisfacción de los empleados. Para que funcione, debe estar documentada, ser clara y actualizada periódicamente. Además, tiene que estar respaldada por la tecnología, contando con plataformas centralizadas e integración con ERP. Herramientas como Captio para el control de gastos, y sistemas de reserva automatizados que reduzcan errores y aporten transparencia es esencial para lograrlo. Ejemplo: Una empresa que no define reglas claras sobre tarifas de hotel puede terminar con costes un 30% superiores en la misma ciudad, simplemente porque cada empleado reserva por su cuenta sin guías ni acuerdos previos. ¿Qué nivel de eficacia tiene el programa de viajes de tu empresa? Evaluar el estado actual es el primer paso. Algunas preguntas clave son: Ejemplo: Una organización con 50 empleados que viajan regularmente puede ahorrar miles de euros al año simplemente implementando un software de gestión de gastos en lugar de hojas de cálculo dispersas. Elementos clave para desarrollar una política de viajes corporativos eficaz Define objetivos y prioridades claras Ejemplo: Incluir un seguro médico internacional obligatorio puede evitar gastos inesperados y proteger a la empresa de responsabilidades. Involucra a las partes interesadas clave Ejemplo: El equipo financiero puede establecer límites de gasto, mientras que recursos humanos asegura que las condiciones de viaje sean justas y seguras. Establece reglas claras para el viaje Ejemplo: Una norma que obligue a reservar vuelos con 15 días de antelación puede reducir el coste medio de los billetes hasta en un 20%. Implementa una herramienta automatizada Ejemplo: Captio permite a los empleados registrar tickets desde el móvil y al departamento financiero consolidar gastos en tiempo real. Consulta nuestra solución Incluye cláusulas de seguridad y seguro de viaje Ejemplo: Una empresa con delegaciones en América Latina puede establecer que todos los viajes a determinadas zonas incluyan seguro premium por riesgos sanitarios. Programa revisiones periódicas Ejemplo: Tras revisar su política, una empresa de ingeniería detectó que el 40% de las reservas de hotel no seguían las guías. Con ajustes, lograron unificar criterios y ahorrar un 15% anual. Beneficios de una política de viajes corporativos eficaz Ejemplo: Una empresa que digitaliza sus reembolsos no solo gana en agilidad, sino que también cuenta con informes listos para auditorías fiscales. Preguntas frecuentes sobre políticas de viajes corporativos ¿Cada empresa necesita una política de viajes? Sí, incluso las pequeñas. Una guía clara evita sobrecostes y mejora la organización. También ayuda a unificar criterios entre departamentos y facilita la planificación a largo plazo. ¿Qué debe incluir una política de viajes corporativos eficaz? Objetivos de coste, reglas de transporte y alojamiento, seguridad, herramientas de gestión y revisiones periódicas. Incluir estos elementos asegura que la política sea práctica, transparente y adaptable a distintos contextos. ¿Cómo controlar los gastos de viaje de los empleados? Son herramientas como Captio, que digitalizan tickets y consolidan informes, permitiendo generar reportes en tiempo real y detectar desviaciones de presupuesto rápidamente. ¿Cada cuánto se debe revisar la política? Lo recomendable es una vez al año, o antes si cambian tarifas, destinos o necesidades. Revisiones periódicas aseguran que las normas estén alineadas con las condiciones del mercado y las expectativas de los empleados. ¿Qué pasa si un empleado no sigue la política de viajes? Debe existir un protocolo de aprobación y revisión de gastos para garantizar cumplimiento. También conviene establecer consecuencias claras y procesos de seguimiento para evitar reincidencias. Saber cómo crear una política de viajes corporativos eficaz es un paso fundamental para cualquier empresa que quiera controlar costes, proteger a sus empleados y mejorar la gestión interna. No se trata solo de ahorrar, sino de contar con un marco claro, apoyado en tecnología y revisado periódicamente. Una política bien diseñada convierte los viajes en una herramienta estratégica para crecer con seguridad y eficiencia.
Proyecto TechFabLab: Ayudas para la financiación de proyectos de innovación tecnológica a PYMES
La innovación tecnológica es uno de los motores principales del crecimiento empresarial. En la Comunitat Valenciana, el proyecto TechFabLab surge para impulsar esa transformación, ofreciendo ayudas para la financiación de proyectos de innovación tecnológica a PYMES, empresas y autónomos. A continuación, encontrarás toda la información necesaria para entender estas ayudas incluyendo sus objetivos, beneficiarios, tecnologías subvencionables, cuantía, plazos y respuestas a las dudas más frecuentes. ¿Qué es el proyecto TechFabLab? El proyecto TechFabLab es una iniciativa impulsada por la Consellería de Innovación, Industria, Comercio y Turismo, a través de la Dirección General de Innovación, y financiada dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (NextGenerationEU). Su finalidad es fomentar la adopción de tecnologías habilitadoras digitales en PYMES y autónomos de la Comunitat Valenciana, ofreciendo ayudas directas que cubren hasta el 100% de la inversión, con un máximo de 100.000 € por beneficiario. ¿Quiénes pueden beneficiarse? Las ayudas están dirigidas a: Requisito geográfico: tener sede social o un centro de producción en la Comunitat Valenciana al momento de solicitar la ayuda. Ámbitos de innovación subvencionables El proyecto TechFabLab cubre un amplio abanico de tecnologías clave para la transformación digital: Ciberseguridad Implantación de software y hardware de seguridad, sistemas de gestión de la seguridad, protección de datos y prevención de ciberataques. Ejemplo: Una pyme del sector sanitario que implanta un sistema de cifrado de datos de pacientes y firewalls avanzados. Cloud Computing Migración a la nube, contratación de servicios de almacenamiento y gestión avanzada de datos. Ejemplo: Un despacho de arquitectura que centraliza sus proyectos en la nube para trabajar de forma colaborativa y segura. Digitalización y automatización Integración de ERP/CRM, automatización de procesos internos y blockchain para mejorar la trazabilidad. Ejemplo: Una empresa de transporte que implementa un ERP para unificar la gestión de pedidos, rutas y facturación. Industria 4.0 Aplicación de IoT, análisis de datos, IA, conectividad 5G, robótica y machine learning. Ejemplo: Un fabricante de cosméticos que incorpora sensores IoT en sus líneas de producción para controlar en tiempo real la calidad del producto. Comercio electrónico y marketing digital Desarrollo de plataformas de e-commerce, análisis de comportamiento de usuarios y marketing digital automatizado. Ejemplo: Una pyme de alimentación que crea un e-commerce con recomendadores basados en IA para personalizar la experiencia del cliente. Características de la ayuda Ejemplo: Una empresa de facility services podría presentar un proyecto de digitalización de la gestión de empleados por 50.000 € y, si posteriormente quiere añadir un sistema de ciberseguridad de 30.000 €, podría solicitarlo como segundo proyecto (total 80.000 € financiados). Plazos y justificación La ayuda funciona como un incentivo directo. La empresa adelanta la inversión, la ejecuta y posteriormente justifica los gastos para recibir la subvención correspondiente. Pasos para presentar la solicitud Momento idóneo de digitalizar tu empresa con un ERP La transformación digital ya no es una opción, sino una necesidad para mantener la competitividad. Con las ayudas del proyecto TechFabLab, las empresas tienen la oportunidad única de dar un salto tecnológico sin asumir el peso total de la inversión. Uno de los pasos más eficaces para lograrlo es implantar un ERP como AHORA, un sistema diseñado para automatizar procesos, centralizar la información y mejorar la toma de decisiones. Gracias a estas ayudas: Ejemplo: Una empresa de fabricación de cosméticos en Valencia puede aprovechar estas subvenciones para instalar AHORA ERP, digitalizando desde la gestión de inventarios hasta la facturación electrónica, mejorando la eficiencia sin comprometer liquidez. Dar este paso ahora significa aprovechar una financiación histórica, posicionando tu negocio para crecer en un mercado cada vez más digital y exigente. Preguntas frecuentes (FAQ) ¿Qué es el proyecto TechFabLab? Es una iniciativa de la Generalitat Valenciana para financiar la adopción de tecnologías habilitadoras digitales en PYMES y autónomos, cubriendo hasta el 100% del coste del proyecto. ¿Quién puede solicitar la ayuda? Cualquier PYME, empresa o persona autónoma con sede en la Comunitat Valenciana que cuente con un proyecto de innovación tecnológica alineado con los ámbitos subvencionables. ¿Qué tecnologías son elegibles? Ciberseguridad, cloud computing, digitalización y automatización (ERP/CRM, blockchain), Industria 4.0 (IoT, IA, robótica), comercio electrónico y marketing digital. ¿Cuál es el importe máximo de ayuda? Hasta 50.000 € por proyecto y un máximo de 100.000 € por beneficiario, con posibilidad de presentar hasta dos proyectos. ¿Cómo se concede la ayuda? Por orden de llegada de las solicitudes (concurrencia no competitiva) hasta agotar el presupuesto disponible. ¿Qué documentación se necesita? Memoria del proyecto, presupuestos detallados, acreditación de la sede en la Comunitat Valenciana y documentación fiscal y administrativa de la empresa o autónomo. ¿Cuándo se reciben los fondos? Los fondos se reciben tras la ejecución del proyecto y la presentación de la justificación en los plazos establecidos. El proyecto TechFabLab representa una oportunidad estratégica para que las PYMES y autónomos de la Comunitat Valenciana den un salto hacia la transformación digital sin que la inversión sea una barrera. Con ayudas de hasta el 100% y un enfoque claro en tecnologías clave como la ciberseguridad, la nube, la automatización y la Industria 4.0, cualquier empresa puede posicionarse mejor frente a la competencia y avanzar hacia un modelo de negocio más eficiente e innovador. Aprovechar estas ayudas no solo significa contar con financiación, sino también abrir la puerta a un futuro donde la tecnología se convierte en el motor de crecimiento y sostenibilidad empresarial. Link convocatoria: https://techfablabcv.es/ayudas-financiacion-proyectos-innovacion-comunidad-valenciana/