Qué es OCR: cómo funciona y cuáles son sus beneficios
El reconocimiento óptico de caracteres, más conocido como OCR, es una de las tecnologías que más impacto ha tenido en la digitalización de documentos. Gracias a ella, es posible transformar imágenes o archivos escaneados en texto editable, permitiendo que la información deje de estar en papel o PDF. En este artículo vamos a explicar qué es OCR, cómo funciona, para qué se utiliza, ejemplos de aplicaciones prácticas y los principales beneficios de implementarlo en empresas y organizaciones. ¿Qué es OCR? OCR son las siglas de Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de un sistema basado en inteligencia artificial y visión por computador que identifica caracteres alfanuméricos en documentos físicos o imágenes digitales, y los convierte en texto estructurado. En términos sencillos, OCR es la tecnología que permite que un escáner o una cámara lea un documento y lo transforme en información que puede editarse, buscarse o procesarse automáticamente. Esto convierte al OCR en una herramienta clave en cualquier estrategia de digitalización empresarial. Cómo funciona un sistema OCR El proceso OCR combina varias etapas tecnológicas: ¿Para qué se utiliza el OCR? La aplicación de OCR es cada vez más transversal: Aplicaciones prácticas y beneficios del OCR La incorporación de OCR aporta ventajas claras a cualquier organización. Ahorro de tiempo y costes Se eliminan las tareas manuales de transcripción, reduciendo horas de trabajo y errores humanos. Con ello, los equipos pueden dedicar más tiempo a actividades estratégicas en lugar de tareas repetitivas para reducir los costes operativos. Ejemplo: Una gestoría procesa automáticamente miles de declaraciones fiscales en la campaña anual sin necesidad de aumentar plantilla. Mayor precisión Un OCR avanzado alcanza tasas de reconocimiento superiores al 98%, incluso en documentos complejos, logrando un alto grado de fidelidad respecto al original. De esta manera, la calidad de los datos almacenados mejora notablemente. Ejemplo: Al digitalizar contratos, se mantiene intacta la información crítica, como cláusulas y firmas. Acceso rápido a la información Los documentos digitalizados se pueden indexar, buscar por palabra clave y recuperar en segundos, mejorando el acceso a la información en un proceso casi inmediato y la toma de decisiones basada en datos. Ejemplo: Un abogado encuentra en segundos una cláusula en un archivo digitalizado de más de 500 páginas. Cumplimiento normativo La Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude impulsan la obligatoriedad de facturas electrónicas y registros verificables. El OCR facilita la transición al garantizar datos trazables y auditables para cumplir con las exigencias legales de manera eficiente y automatizada. Ejemplo: Una compañía incorpora OCR en su flujo de facturación y asegura el cumplimiento automático de la normativa vigente. Integración con otros sistemas El OCR no actúa solo, ya que se conecta con ERP, CRM o sistemas de gestión documental. Esta conexión permite flujos de trabajo integrados entre distintas áreas de la empresa, aumentando la coordinación y la eficiencia operativa. Ejemplo: Una empresa de logística digitaliza todos sus albaranes con OCR y sincroniza los datos con su software de rutas. Consulta nuestra solución FacturAItor: el siguiente paso tras el OCR Si el OCR permite extraer datos de las facturas de forma automática, FacturAItor lleva este proceso al siguiente nivel. Se trata de una solución desarrollada por Stratic para digitalizar, procesar y archivar facturas electrónicas cumpliendo con las exigencias de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude. Gracias a la combinación de OCR avanzado e inteligencia artificial, FacturAItor identifica los datos clave de cada factura, incluyendo proveedor, importe, fecha, IVA y conceptos, y los integra directamente en el ERP o sistema contable de la empresa. Esto elimina tareas manuales, evita errores y asegura un cumplimiento normativo automatizado. Además, FacturAItor no solo digitaliza, sino que estructura la información, creando un flujo documental 100 % trazable, auditable y conectado con la gestión financiera. En definitiva, es la evolución natural del OCR hacia una gestión contable inteligente, donde la tecnología se convierte en un aliado real para ganar eficiencia, control y tranquilidad. Ventajas de implementar OCR en empresas Preguntas frecuentes sobre OCR ¿Qué significa OCR en informática? OCR significa Optical Character Recognition, y se refiere al proceso de convertir documentos escaneados o imágenes en texto editable. Esta tecnología permite extraer información de manera automática y fiable. ¿Cómo funciona un OCR en un documento PDF? El sistema analiza cada página del PDF, detecta los caracteres impresos y genera una capa de texto digital que permite copiar, editar o buscar dentro del archivo. De esta forma, un PDF pasa de ser una simple imagen a un documento utilizable. ¿Cuál es la diferencia entre un escáner y OCR? Un escáner convierte el documento en imagen. OCR añade una capa de inteligencia que interpreta esa imagen y la transforma en texto utilizable. Esto multiplica el valor de la digitalización, ya que en definitiva, el escáner captura y el OCR interpreta. ¿Se puede usar OCR en documentos manuscritos? Sí, aunque el reconocimiento manuscrito ICR (Intelligent Character Recognition), es más complejo y depende de la claridad de la escritura, la precisión varía, pero los algoritmos modernos mejoran continuamente en este terreno. ¿Qué precisión tiene el OCR? En documentos impresos, la precisión puede superar el 98%. En textos manuscritos o deteriorados, el porcentaje baja, aunque mejora con IA y aprendizaje automático, convirtiendo al OCR en una herramienta fiable en la mayoría de los casos. El OCR es una de las tecnologías clave en la digitalización documental y la automatización de procesos. Su capacidad para convertir imágenes en datos editables permite ahorrar tiempo, reducir errores y dar cumplimiento a las normativas más exigentes. Soluciones como FacturAItor van un paso más allá, combinando OCR avanzado e inteligencia artificial para digitalizar, validar e integrar automáticamente las facturas en el sistema de gestión de la empresa, garantizando así el cumplimiento de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude. En un mundo donde la gestión empresarial depende cada vez más de la información, saber qué es OCR, cómo funciona y cuáles son sus beneficios y apoyarse en herramientas como FacturAItor para aplicarlo en el día a día,
Claves de implantar software de optimización de rutas
En un entorno logístico cada vez más competitivo, la optimización de rutas se ha convertido en un factor decisivo para reducir costes, mejorar los tiempos de entrega y garantizar la satisfacción del cliente. No se trata solo de planificar recorridos, sino de integrar la tecnología adecuada para que las operaciones funcionen como un reloj. Aquí, es donde entra en juego las claves de implantar el software de optimización de rutas, una herramienta que bien implantada, transforma la eficiencia de la cadena logística. ¿Qué es un software de optimización de rutas? Un software de optimización de rutas es una plataforma tecnológica diseñada para calcular la mejor manera de distribuir pedidos, asignar vehículos y organizar recorridos de reparto. A diferencia de una simple aplicación de mapas, incorpora múltiples variables incluyendo tiempos de carga y descarga, restricciones horarias, capacidad de vehículos, condiciones de tráfico en tiempo real e incluso la huella de carbono de cada operación. En la práctica, significa que una empresa de transporte urbano puede pasar de diseñar rutas manuales en hojas de cálculo a generar planes de entrega dinámicos en segundos adaptados a cambios de última hora. Cómo funciona y para qué se utiliza El funcionamiento se basa en algoritmos de inteligencia artificial y modelos matemáticos de optimización. El software procesa los datos de pedidos, direcciones, ventanas de entrega y flota disponible, y genera rutas eficientes bajo distintos criterios como menor tiempo, menor coste, menor consumo de combustible o combinación de todos ellos. Entre sus usos principales destacan: Claves de implantar software de optimización de rutas La implantación de un software de optimización de rutas no es solo instalar una herramienta, sino llevar a cabo un proceso estratégico que asegure resultados. Las claves de implantar software de optimización de rutas para garantizar el éxito son: Análisis y Planificación Selección y Configuración del Software Implementación y Capacitación Monitoreo y Mejora Continua Consulta nuestra solución ¿Qué ocurre después de la implantación? El éxito no termina con la puesta en marcha. Una vez implantado el software de optimización de rutas, el verdadero valor se mide en el uso continuado de la herramienta: En muchas empresas, el retorno de inversión se percibe en los primeros seis meses gracias a la reducción de kilómetros innecesarios, incrementando el beneficio generado en el ahorro de combustible. Preguntas frecuentes (FAQ) ¿Qué beneficios tiene implantar un software de optimización de rutas? Permite reducir costes de combustible, mejorar la puntualidad, aumentar la satisfacción del cliente gracias a la optimización de rutas, disminuye el impacto ambiental y refuerza la competitividad de la empresa en el sector logístico. ¿Cuánto tiempo lleva implantarlo? Depende de la complejidad y del tamaño de la empresa. En pymes la implantación puede realizarse en pocas semanas, mientras que en grandes flotas con integraciones complejas puede tardar varios meses. ¿Necesito cambiar mi ERP para usar RoutingMaps? No es necesario, ya que la mayoría de softwares modernos de optimización de rutas se integran fácilmente con ERP, CRM y sistemas de gestión de flotas existentes. Esta integración asegura continuidad operativa y evita inversiones adicionales innecesarias. ¿Qué pasa si cambian las condiciones del tráfico o hay imprevistos? Los sistemas avanzados recalculan rutas en tiempo real ofreciendo alternativas inmediatas ante atascos o incidencias, permitiendo mantener el nivel del servicio y reducir retrasos en las entregas. ¿Es obligatorio por ley implantar un software de este tipo? No existe obligación legal de implantar un software de optimización de rutas, pero la digitalización logística es cada vez más demandada para cumplir con normativas de trazabilidad. Las claves de implantar software de optimización de rutas no terminan en la selección de la herramienta ya que requieren planificación, capacitación y una mejora continua. Al aplicar estas claves, las organizaciones logran optimizar costes, cumplir plazos y ofrecer un servicio más competitivo y sostenible. La experiencia de soluciones como RoutingMaps demuestra que la logística puede transformarse radicalmente cuando se combina estrategia, tecnología y seguimiento continuo. En un mercado donde cada minuto y cada kilómetro cuenta, estas claves marcan la diferencia entre quedarse atrás o liderar el camino.
Gestión de gastos de empresa – Captio
La gestión de gastos de empresa es uno de los retos más habituales en cualquier organización. Los tickets de viaje, facturas de hotel, dietas y otros gastos derivados de la actividad profesional suelen acumularse en hojas de cálculo, correos y documentos que generan confusión y pérdida de tiempo. Aquí es donde entra Captio, una herramienta tecnológica diseñada para digitalizar, centralizar y automatizar todo este proceso. Captio no es simplemente un software de control de gastos, se trata de una plataforma que conecta a empleados, responsables financieros y sistemas contables en un mismo flujo digital, eliminando el uso del papel, reduciendo errores y garantizando un control total de la información. Cómo funciona Captio Captio funciona como una aplicación móvil y web que permite a los empleados capturar, registrar y enviar gastos en tiempo real. El proceso es sencillo: Ejemplo: Un comercial en ruta puede fotografiar su ticket de combustible, y Captio lo valida y lo envía directamente a su responsable, sin necesidad de guardarlo ni adjuntarlo en un informe manual. Funcionalidades principales de Captio Digitalización de tickets y facturas Los tickets en papel suelen perderse o deteriorarse. Captio los transforma en documentos digitales certificados, válidos legalmente ante Hacienda. Ejemplo: Un empleado que guarda 10 tickets de parking puede escanearlos en segundos y evitar tener que presentarlos físicamente. Automatización de la captura de datos Mediante OCR e IA, Captio extrae automáticamente los datos relevantes de cada factura, proveedor, fecha, base imponible e impuestos, eliminando el error humano al teclear manualmente los importes. Ejemplo: Un ticket de restaurante con IVA desglosado se lee automáticamente, garantizando el cálculo correcto. Gestión de viajes y dietas Captio permite establecer políticas de gasto por empleado o departamento, controlar límites diarios y validar dietas de forma automática. Ejemplo: Si la política marca un máximo de 30€ por comida, la aplicación rechaza automáticamente un gasto superior. Flujos de aprobación personalizados Cada empresa puede definir su circuito de aprobación, desde un responsable directo hasta varios niveles jerárquicos, dando visibilidad y trazabilidad en todo momento. Ejemplo: En una multinacional, un gasto puede pasar primero por el jefe de equipo, después por el director financiero y, finalmente, integrarse en el ERP. Recuperación del IVA La herramienta facilita la identificación de los impuestos deducibles y genera informes para recuperar el IVA soportado en gastos de viajes internacionales. Ejemplo: Un viaje a Alemania puede incluir facturas de hotel con IVA local que Captio identifica y prepara para su devolución. Integración con ERP y contabilidad Captio se conecta con herramientas como AHORA, Navision u otras soluciones contables, agilizando la conciliación bancaria y el cierre de mes. Ejemplo: Los gastos de tarjetas corporativas se importan automáticamente al ERP, sin necesidad de introducción manual. Consulta nuestra solución Ventajas de usar Captio en la gestión de gastos de empresa Ejemplos prácticos de uso Preguntas frecuentes sobre Captio ¿Qué es Captio? Captio es un software de gestión de gastos de empresa que digitaliza, automatiza y centraliza el control de tickets, facturas y dietas. Ofrece un entorno unificado que conecta a empleados y responsables financieros. ¿Cómo funciona Captio? El usuario fotografía el ticket, Captio lo digitaliza con IA, lo valida y lo envía al circuito de aprobación e integración contable. El proceso elimina la necesidad de introducir manualmente los datos. ¿Es legal digitalizar tickets con Captio? Sí. Los documentos digitalizados tienen validez legal ante la Agencia Tributaria gracias a la homologación del sistema. Esto significa que los justificantes electrónicos tienen la misma validez que los originales en papel ¿Con qué sistemas se integra Captio? Se conecta con ERPs como AHORA, Navision, Oracle o Dynamics, entre otros. La integración se realiza de forma automática para que los datos se transfieran sin errores, facilitando la conciliación bancaria y el cierre de mes en el área contable. ¿Captio sirve para pymes o solo para grandes empresas? Captio es escalable y se adapta tanto a empresas pequeñas como a grandes organizaciones. Las pymes encuentran en la herramienta una forma sencilla de controlar gastos, mientras que las grandes corporaciones, pueden aprovechar la flexibilidad para gestionar volúmenes más altos y complejos. ¿Se puede recuperar el IVA con Captio? Sí. El software identifica automáticamente los importes deducibles, incluso en gastos internacionales. Esto permite a la empresa optimizar su fiscalidad y mejorar la gestión financiera, generando informes claros que facilitan el proceso de devolución de impuestos. La gestión de gastos de empresa – Captio representa un salto cualitativo en la digitalización financiera. Desde la captura automática de tickets hasta la integración con el ERP y el cumplimiento legal, Captio convierte un largo proceso en una tarea rápida, transparente y segura. En un momento en el que la normativa exige precisión y las empresas demandan eficiencia, Captio se posiciona como una solución indispensable para cualquier organización que busque control, visibilidad y ahorro en la gestión de sus gastos.
Proyecto TechFabLab: Ayudas para la financiación de proyectos de innovación tecnológica a PYMES
La innovación tecnológica es uno de los motores principales del crecimiento empresarial. En la Comunitat Valenciana, el proyecto TechFabLab surge para impulsar esa transformación, ofreciendo ayudas para la financiación de proyectos de innovación tecnológica a PYMES, empresas y autónomos. A continuación, encontrarás toda la información necesaria para entender estas ayudas incluyendo sus objetivos, beneficiarios, tecnologías subvencionables, cuantía, plazos y respuestas a las dudas más frecuentes. ¿Qué es el proyecto TechFabLab? El proyecto TechFabLab es una iniciativa impulsada por la Consellería de Innovación, Industria, Comercio y Turismo, a través de la Dirección General de Innovación, y financiada dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (NextGenerationEU). Su finalidad es fomentar la adopción de tecnologías habilitadoras digitales en PYMES y autónomos de la Comunitat Valenciana, ofreciendo ayudas directas que cubren hasta el 100% de la inversión, con un máximo de 100.000 € por beneficiario. ¿Quiénes pueden beneficiarse? Las ayudas están dirigidas a: Requisito geográfico: tener sede social o un centro de producción en la Comunitat Valenciana al momento de solicitar la ayuda. Ámbitos de innovación subvencionables El proyecto TechFabLab cubre un amplio abanico de tecnologías clave para la transformación digital: Ciberseguridad Implantación de software y hardware de seguridad, sistemas de gestión de la seguridad, protección de datos y prevención de ciberataques. Ejemplo: Una pyme del sector sanitario que implanta un sistema de cifrado de datos de pacientes y firewalls avanzados. Cloud Computing Migración a la nube, contratación de servicios de almacenamiento y gestión avanzada de datos. Ejemplo: Un despacho de arquitectura que centraliza sus proyectos en la nube para trabajar de forma colaborativa y segura. Digitalización y automatización Integración de ERP/CRM, automatización de procesos internos y blockchain para mejorar la trazabilidad. Ejemplo: Una empresa de transporte que implementa un ERP para unificar la gestión de pedidos, rutas y facturación. Industria 4.0 Aplicación de IoT, análisis de datos, IA, conectividad 5G, robótica y machine learning. Ejemplo: Un fabricante de cosméticos que incorpora sensores IoT en sus líneas de producción para controlar en tiempo real la calidad del producto. Comercio electrónico y marketing digital Desarrollo de plataformas de e-commerce, análisis de comportamiento de usuarios y marketing digital automatizado. Ejemplo: Una pyme de alimentación que crea un e-commerce con recomendadores basados en IA para personalizar la experiencia del cliente. Características de la ayuda Ejemplo: Una empresa de facility services podría presentar un proyecto de digitalización de la gestión de empleados por 50.000 € y, si posteriormente quiere añadir un sistema de ciberseguridad de 30.000 €, podría solicitarlo como segundo proyecto (total 80.000 € financiados). Plazos y justificación La ayuda funciona como un incentivo directo. La empresa adelanta la inversión, la ejecuta y posteriormente justifica los gastos para recibir la subvención correspondiente. Pasos para presentar la solicitud Momento idóneo de digitalizar tu empresa con un ERP La transformación digital ya no es una opción, sino una necesidad para mantener la competitividad. Con las ayudas del proyecto TechFabLab, las empresas tienen la oportunidad única de dar un salto tecnológico sin asumir el peso total de la inversión. Uno de los pasos más eficaces para lograrlo es implantar un ERP como AHORA, un sistema diseñado para automatizar procesos, centralizar la información y mejorar la toma de decisiones. Gracias a estas ayudas: Ejemplo: Una empresa de fabricación de cosméticos en Valencia puede aprovechar estas subvenciones para instalar AHORA ERP, digitalizando desde la gestión de inventarios hasta la facturación electrónica, mejorando la eficiencia sin comprometer liquidez. Dar este paso ahora significa aprovechar una financiación histórica, posicionando tu negocio para crecer en un mercado cada vez más digital y exigente. Preguntas frecuentes (FAQ) ¿Qué es el proyecto TechFabLab? Es una iniciativa de la Generalitat Valenciana para financiar la adopción de tecnologías habilitadoras digitales en PYMES y autónomos, cubriendo hasta el 100% del coste del proyecto. ¿Quién puede solicitar la ayuda? Cualquier PYME, empresa o persona autónoma con sede en la Comunitat Valenciana que cuente con un proyecto de innovación tecnológica alineado con los ámbitos subvencionables. ¿Qué tecnologías son elegibles? Ciberseguridad, cloud computing, digitalización y automatización (ERP/CRM, blockchain), Industria 4.0 (IoT, IA, robótica), comercio electrónico y marketing digital. ¿Cuál es el importe máximo de ayuda? Hasta 50.000 € por proyecto y un máximo de 100.000 € por beneficiario, con posibilidad de presentar hasta dos proyectos. ¿Cómo se concede la ayuda? Por orden de llegada de las solicitudes (concurrencia no competitiva) hasta agotar el presupuesto disponible. ¿Qué documentación se necesita? Memoria del proyecto, presupuestos detallados, acreditación de la sede en la Comunitat Valenciana y documentación fiscal y administrativa de la empresa o autónomo. ¿Cuándo se reciben los fondos? Los fondos se reciben tras la ejecución del proyecto y la presentación de la justificación en los plazos establecidos. El proyecto TechFabLab representa una oportunidad estratégica para que las PYMES y autónomos de la Comunitat Valenciana den un salto hacia la transformación digital sin que la inversión sea una barrera. Con ayudas de hasta el 100% y un enfoque claro en tecnologías clave como la ciberseguridad, la nube, la automatización y la Industria 4.0, cualquier empresa puede posicionarse mejor frente a la competencia y avanzar hacia un modelo de negocio más eficiente e innovador. Aprovechar estas ayudas no solo significa contar con financiación, sino también abrir la puerta a un futuro donde la tecnología se convierte en el motor de crecimiento y sostenibilidad empresarial. Link convocatoria: https://techfablabcv.es/ayudas-financiacion-proyectos-innovacion-comunidad-valenciana/
SGA LITE, una herramienta tecnológica potente a la medida de tu almacén
¿Tienes una PYME y tienes un almacén? ¿Te gustaría poder gestionar almacén de forma fácil, rápida e intuitiva? ¿Conoces algunos programas que pueden encargarse de eso pero son grandes y caros? Para tu empresa seria como comprar un Ferrari para ir a la panadería de la esquina. Stratic presenta AHORA SGA Lite En Stratic conocemos a las empresas como la tuya y trabajamos por acercar la digitalización a empresas como tú. Por eso te presentamos AHORA SGA Lite, una solución de movilidad diseñada para la gestión sencilla de almacenes en tiempo real. AHORA SGA Lite está desarrollada 100% con tecnología Flexygo. Este SGA te permite trabajar con diferentes almacenes, en diferentes ubicaciones y con artículos simples o con lotes y propiedades. Nuestro software es puntero pues permite tanto realizar las recepciones de proveedor como expediciones de cliente. Para controlar en todo momento la salida y entrada de mercancía y tener el Stock al día. Y como sabemos que el día a día no es perfecto AHORA SGA Lite permite realizar regularizaciones. Las cuales puedes realizar mediante inventarios, entradas manuales, regularización de ubicaciones y traspasos entre almacenes. Y obviamente podrás hacer tareas tan sencillas como consulta de artículos para tener la información de dónde se encuentran y qué stock tienen, así como de las ubicaciones. Para ganar mucho tiempo en tu trabajo diario. Ventajas al implantar AHORA SGA Con AHORA SGA Lite, ganaras en tiempo y control a la hora de gestionar almacén. Si deseas verlo con tus propios ojos, escríbenos y hacemos una demo personalizada para ti.