Gestión documental en un ERP
Cómo centralizar toda la documentación digital de tu empresa La gestión documental en un ERP, integra y controla documentos de empresa, desde facturas y contratos hasta albaranes, correos o certificados dentro del sistema de gestión. Se trata de vincular toda la documentación a los procesos para que la información esté disponible donde se necesita con acceso controlado y fácil de encontrar. En muchas empresas la documentación se reparte entre carpetas y emails y al final cuesta saber cuál es el documento correcto y quién puede tener acceso. Un ERP estructura la organización de documentos dentro del sistema y lo relaciona con los registros clave del negocio. Qué es la gestión documental en un ERP y por qué es diferente Un sistema de gestión documental genérico puede servir para almacenar y ordenar archivos. Pero la gestión documental en un ERP se diferencia en un punto decisivo, ya que el documento forma parte del proceso, no de una carpeta. Eso significa que el contrato queda en el ERP, ligado al cliente, conociendo cuál es la versión válida y quién tiene acceso. Una factura no es solo un PDF, es la evidencia que asocia operación y relación con otros documentos. Documentación con contexto operativo Cuando el documento está vinculado a registros del ERP, el usuario no tiene que salirse del flujo de trabajo para localizar evidencias. Este enfoque evita búsquedas manuales y reduce problemas entre departamentos. A la vez, se mejora la gobernanza, ya que es más sencillo definir permisos, controlar cambios y establecer una estructura documental estable que no dependa de hábitos individuales. Digitalización documental orientada a proceso La digitalización documental no debería quedarse en ser un escaneo. En un entorno ERP, digitalizar implica incorporar documentos con un criterio claro, definiendo el tipo de documento y los datos básicos necesarios. También, permite automatizar los pasos de validación y aprobación, convirtiendo la digitalización en eficiencia real. Características clave de la gestión documental en un ERP Centralización y vinculación En un ERP, la documentación queda centralizada en el propio sistema, así que no dependes de carpetas sueltas ni de correos para encontrar un archivo. Además, cada documento puede quedar ligado al registro del cliente dentro del ERP Control de acceso y control de versiones La gestión documental del ERP permite limitar quién puede ver o cambiar documentos según el rol de cada usuario. Esto ayuda a proteger información sensible y a evitar cambios no controlados y permite mantener diferentes versiones, de manera que se conserva el histórico e identificar cuál es el documento válido en cada momento. Búsqueda y automatización con OCR La búsqueda no depende solo del nombre del archivo. En un ERP puedes localizar documentación de forma rápida desde el propio registro o mediante criterios simples, lo que reduce el tiempo de consulta. Cuando se usa OCR, el sistema puede leer documentos como facturas o albaranes para capturar datos y acelerar validaciones y aprobaciones. Consulta nuestra solución ERP Qué problemas resuelve cuando está integrada en el ERP Menos tiempo perdido en gestión diaria Cuando la documentación está dentro del ERP, la información aparece donde se trabaja y no hay que ir saltando entre carpetas, correos o chats para encontrarla, reduciendo tiempos y logrando que las tareas avancen con más ritmo. Menos errores por información incompleta También baja el riesgo de trabajar con documentos incompletos o incorrectos. Al estar vinculados a registros, es más fácil detectar errores, inconsistencias o documentos que ya no están en vigor. Más control para auditoría y cumplimiento Al tenerlo todo dentro del ERP, se asegura el cumplimiento de cualquier auditoría y cumplir completamente con la normativa. El sistema deja claro qué documento se usó, quién lo tocó y cuándo, permitiendo justificar todas las decisiones con pruebas tangibles. Qué documentos puedes gestionar desde el ERP La gestión documental integrada puede abarcar prácticamente toda la documentación operativa, especialmente la que acompaña el día a día del negocio. Hablamos de documentos comerciales, documentación de compras, evidencias administrativas y financieras. A esto se añade archivos que sostienen la ejecución, como documentación técnica, incidencias o entregables. Además, incluye toda la documentación que exige control y un seguimiento continuo, como procedimientos, registros y aquellas que requieren un acceso limitado, como la documentación laboral. La idea no es subir archivos, sino mantener una estructura documental que sea fácil de encontrar, segura y coherente con cómo trabaja la empresa. Gestión documental en ERP AHORA: integración con registros de negocio En el ERP AHORA, la gestión documental encaja de forma natural cuando se trabaja sobre registros de negocio y operaciones. La idea es que cada documento quede unido al proceso dentro del sistema, con acceso controlado, historial de cambios y una búsqueda sencilla. Esto permite sostener la organización de documentos sin depender de estructuras externas que tienden a fragmentarse con el tiempo. Desde una perspectiva técnica, lo relevante es que la documentación quede alineada con la estructura de datos del ERP y con los procesos que ya viven ahí. Así, la gestión documental no compite con la operativa pero la refuerza. Preguntas frecuentes ¿La gestión documental en un ERP sustituye a las carpetas compartidas? En la práctica, reduce su necesidad de forma drástica porque centraliza documentación y la conecta al proceso. El valor está en que el documento se encuentra desde el registro del ERP y con permisos claros, evitando estructuras paralelas difíciles de gobernar. ¿Qué diferencia hay entre digitalización documental y gestión documental? Digitalizar es convertir el papel en un archivo. La gestión documental añade estructura y control, por ejemplo con la clasificación, los metadatos, la vinculación a registros, los permisos y la trazabilidad de la información. ¿Por dónde conviene empezar? Por los procesos donde más tiempo se pierde y más riesgo existe, como facturas, albaranes, contratos, documentación de calidad y procedimientos. A partir de ahí se amplía al resto de áreas manteniendo el mismo criterio. ¿Cómo se evita trabajar con documentos desactualizados? Con un control de versiones actualizado, definición de los documentos vigentes y todos los permisos que limiten quién puede modificar o publicar