Digitalización de facturas: qué es, cómo funciona y la solución
¿Qué es la digitalización de facturas? La digitalización de facturas es el proceso de convertir documentos físicos o en PDF en datos estructurados que pueden ser gestionados automáticamente por un sistema informático. Este cambio supone pasar de una gestión manual y repetitiva a un entorno digital preparado para la integración con sistemas de gestión empresarial. No se trata solo de escanear una imagen, hablamos de aplicar tecnologías como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) e Inteligencia Artificial para capturar campos clave como NIF, fechas, importes o cuentas contables y transformarlos en información útil para la empresa. Ejemplo: Cuando un proveedor envía una factura en papel, el sistema escanea el documento, identifica cada dato y lo integra directamente en el ERP, eliminando la necesidad de teclearlo manualmente. Con ello se logra ahorrar tiempo en la gestión diaria de facturas y reduce la carga administrativa, disminuyendo errores humanos y mejorando la precisión contable. Cómo funciona la digitalización de facturas El proceso se compone de cuatro pasos principales: Ejemplo: Si una empresa recibe 200 facturas mensuales, el sistema las procesa en minutos, las clasifica por proyectos y las deja listas para su aprobación. Esto se traduce en un ahorro significativo de tiempo en la gestión administrativa además de contar los responsables financieros, con información precisa y organizada sin esfuerzo manual. ¿Para qué se utiliza la digitalización de facturas? Las aplicaciones principales son: Ejemplo: Un auditor puede consultar directamente el portal de facturas con todos los estados incluyendo: pendiente de aprobación, aprobada, contabilizada, enviada al ERP, reduciendo tiempos de revisión y obteniendo información al instante. FacturAItor: la solución para digitalizar facturas FacturAItor es la herramienta desarrollada por Stratic que combina OCR avanzado con Inteligencia Artificial para automatizar facturas de proveedores, acreedores y notas de gasto. Sus principales características: Consulta nuestra solución Ventajas de implementar la digitalización y automatización de facturas Los beneficios de usar un sistema como FacturAItor son claros: Ejemplo: Una pyme que dedicaba dos jornadas al mes a introducir facturas puede reducirlo a menos de una hora, liberando recursos para tareas estratégicas. Gracias a este cambio, el equipo financiero puede analizar la rentabilidad de proyectos con datos en tiempo real y tomar decisiones más informadas. Preguntas frecuentes sobre la digitalización de facturas ¿Digitalizar facturas es lo mismo que escanearlas? No. Escanear genera una imagen, mientras que digitalizar implica convertir los datos en información estructurada lista para su uso en el ERP. Esta diferencia es clave para garantizar la trazabilidad y el control de los procesos contables. ¿Qué diferencia hay entre digitalización y automatización de facturas? La digitalización convierte el documento en datos y la automatización aplica reglas y flujos de trabajo para procesarlos sin intervención manual. De esta forma, la automatización lleva la digitalización un paso más allá, gestionando validaciones y aprobaciones. ¿Es obligatorio digitalizar facturas en España? Sí, progresivamente por la Ley Crea y Crece. Además, la Ley Antifraude refuerza la necesidad de usar software certificado que garantice la trazabilidad, lo que asegura que todas las empresas trabajen con sistemas que protejan su integridad y accesibilidad de la información. ¿Qué tipos de facturas se pueden digitalizar? Facturas de proveedores, acreedores, notas de gasto, albaranes y pedidos, siempre que el sistema admita distintos formatos. Esto significa que tanto las operaciones internas como externas pueden digitalizarse sin problemas. ¿Qué necesito para empezar a digitalizar facturas? Un software de OCR e IA como FacturAItor conectado con tu sistema contable te permite comenzar a digitalizar todas las facturas de tu empresa. No es necesario integrarlo con tu ERP, pero sí que es recomendable. La digitalización de facturas no es una tendencia pasajera, es un paso esencial hacia la automatización financiera, el cumplimiento legal y la eficiencia empresarial. Herramientas como FacturAItor permiten transformar un proceso manual y repetitivo en un flujo automático, trazable y seguro, alineado con la normativa vigente y con la estrategia de digitalización de cualquier empresa. Digitalizar y automatizar facturas significa liberar tiempo, reducir errores y preparar tu empresa para un futuro 100% digital.