Gestión de gastos de empresa – Captio
La gestión de gastos de empresa es uno de los retos más habituales en cualquier organización. Los tickets de viaje, facturas de hotel, dietas y otros gastos derivados de la actividad profesional suelen acumularse en hojas de cálculo, correos y documentos que generan confusión y pérdida de tiempo. Aquí es donde entra Captio, una herramienta tecnológica diseñada para digitalizar, centralizar y automatizar todo este proceso. Captio no es simplemente un software de control de gastos, se trata de una plataforma que conecta a empleados, responsables financieros y sistemas contables en un mismo flujo digital, eliminando el uso del papel, reduciendo errores y garantizando un control total de la información. Cómo funciona Captio Captio funciona como una aplicación móvil y web que permite a los empleados capturar, registrar y enviar gastos en tiempo real. El proceso es sencillo: Ejemplo: Un comercial en ruta puede fotografiar su ticket de combustible, y Captio lo valida y lo envía directamente a su responsable, sin necesidad de guardarlo ni adjuntarlo en un informe manual. Funcionalidades principales de Captio Digitalización de tickets y facturas Los tickets en papel suelen perderse o deteriorarse. Captio los transforma en documentos digitales certificados, válidos legalmente ante Hacienda. Ejemplo: Un empleado que guarda 10 tickets de parking puede escanearlos en segundos y evitar tener que presentarlos físicamente. Automatización de la captura de datos Mediante OCR e IA, Captio extrae automáticamente los datos relevantes de cada factura, proveedor, fecha, base imponible e impuestos, eliminando el error humano al teclear manualmente los importes. Ejemplo: Un ticket de restaurante con IVA desglosado se lee automáticamente, garantizando el cálculo correcto. Gestión de viajes y dietas Captio permite establecer políticas de gasto por empleado o departamento, controlar límites diarios y validar dietas de forma automática. Ejemplo: Si la política marca un máximo de 30€ por comida, la aplicación rechaza automáticamente un gasto superior. Flujos de aprobación personalizados Cada empresa puede definir su circuito de aprobación, desde un responsable directo hasta varios niveles jerárquicos, dando visibilidad y trazabilidad en todo momento. Ejemplo: En una multinacional, un gasto puede pasar primero por el jefe de equipo, después por el director financiero y, finalmente, integrarse en el ERP. Recuperación del IVA La herramienta facilita la identificación de los impuestos deducibles y genera informes para recuperar el IVA soportado en gastos de viajes internacionales. Ejemplo: Un viaje a Alemania puede incluir facturas de hotel con IVA local que Captio identifica y prepara para su devolución. Integración con ERP y contabilidad Captio se conecta con herramientas como AHORA, Navision u otras soluciones contables, agilizando la conciliación bancaria y el cierre de mes. Ejemplo: Los gastos de tarjetas corporativas se importan automáticamente al ERP, sin necesidad de introducción manual. Consulta nuestra solución Ventajas de usar Captio en la gestión de gastos de empresa Ejemplos prácticos de uso Preguntas frecuentes sobre Captio ¿Qué es Captio? Captio es un software de gestión de gastos de empresa que digitaliza, automatiza y centraliza el control de tickets, facturas y dietas. Ofrece un entorno unificado que conecta a empleados y responsables financieros. ¿Cómo funciona Captio? El usuario fotografía el ticket, Captio lo digitaliza con IA, lo valida y lo envía al circuito de aprobación e integración contable. El proceso elimina la necesidad de introducir manualmente los datos. ¿Es legal digitalizar tickets con Captio? Sí. Los documentos digitalizados tienen validez legal ante la Agencia Tributaria gracias a la homologación del sistema. Esto significa que los justificantes electrónicos tienen la misma validez que los originales en papel ¿Con qué sistemas se integra Captio? Se conecta con ERPs como AHORA, Navision, Oracle o Dynamics, entre otros. La integración se realiza de forma automática para que los datos se transfieran sin errores, facilitando la conciliación bancaria y el cierre de mes en el área contable. ¿Captio sirve para pymes o solo para grandes empresas? Captio es escalable y se adapta tanto a empresas pequeñas como a grandes organizaciones. Las pymes encuentran en la herramienta una forma sencilla de controlar gastos, mientras que las grandes corporaciones, pueden aprovechar la flexibilidad para gestionar volúmenes más altos y complejos. ¿Se puede recuperar el IVA con Captio? Sí. El software identifica automáticamente los importes deducibles, incluso en gastos internacionales. Esto permite a la empresa optimizar su fiscalidad y mejorar la gestión financiera, generando informes claros que facilitan el proceso de devolución de impuestos. La gestión de gastos de empresa – Captio representa un salto cualitativo en la digitalización financiera. Desde la captura automática de tickets hasta la integración con el ERP y el cumplimiento legal, Captio convierte un largo proceso en una tarea rápida, transparente y segura. En un momento en el que la normativa exige precisión y las empresas demandan eficiencia, Captio se posiciona como una solución indispensable para cualquier organización que busque control, visibilidad y ahorro en la gestión de sus gastos.