Verifactu: Qué es, cuándo entra en vigor y cómo adaptarse con un ERP
Desde el anuncio de la Ley Antifraude y su integración con el sistema Verifactu, muchas empresas se han encontrado con una pregunta clave, ¿está mi sistema de facturación preparado para cumplir con la legislación? En este nuevo marco legal no es opcional y desde el 1 de julio de 2025, la adaptación es obligatoria para la mayor parte de las empresas en España. En este artículo vamos a desglosar qué es Verifactu, cuáles son sus implicaciones y cómo un ERP puede ayudarte a cumplir con la normativa. ¿Qué es Verifactu? Verifactu es el nuevo sistema de emisión de facturas verificables propuesto por la Agencia Tributaria. Tiene como objetivo claro luchar contra el fraude fiscal, garantizando la trazabilidad, inalterabilidad e integridad de todas las facturas emitidas por empresas y profesionales. En la práctica, Verifactu obliga a generar un registro de facturación que se envía automáticamente a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), incluso antes de que se emita la factura al cliente para llevar un control total sobre la emisión de facturas.. ¿Cuáles son los requisitos de Verifactu? Para cumplir con Verifactu, los sistemas de facturación deben incorporar varias funcionalidades clave que garantizan su alineación con la Ley Antifraude y el cumplimiento AEAT. Software certificado Las empresas y autónomos deben utilizar soluciones integradas en ERPs que cumplan con los requisitos técnicos y funcionales definidos por la Agencia Tributaria. Estos sistemas deben estar homologados y certificados oficialmente para no incurrir en sanciones. Envió de registros El ERP debe permitir el envío automático y seguro de los registros de facturación a la AEAT, asegurando su integración con el sistema Verifactu en tiempo real y obteniendo un control instantáneo.. Facturas verificables Las facturas generadas deben incluir un código QR y un código alfanumérico permitiendo verificar la validez del documento frente a la Agencia Tributaria. Esta funcionalidad es fundamental para garantizar la trazabilidad y la transparencia de cada emisión facilitando el acceso inmediato a la información de cada factura. Cumplimiento de la Ley Antifraude El sistema está diseñado para integrarse dentro de las exigencias de la Ley Antifraude. Esto implica registrar eventos clave como instalaciones, modificaciones o errores del sistema, evitando cualquier posibilidad de manipulación posterior a la emisión. Generar fichero electrónico con firma digital Esto garantiza la integridad y autenticidad de las facturas emitidas, dos principios básicos exigidos por el sistema Verifactu. Un ERP con funciones Verifactu automatiza este proceso y asegura el cumplimiento con la AEAT. Evitar la manipulación posterior de las facturas Uno de los pilares del cumplimiento AEAT es la inalterabilidad del documento una vez generado. Las soluciones Verifactu integradas en los ERP bloquean cualquier modificación posterior, asegurando la validez legal de la factura electrónica estructurada. ¿Cuándo entra en vigor Verifactu? El sistema Verifactu ha entrado en vigor de forma obligatoria a partir del 1 de julio de 2025. Desde esta fecha, todas las empresas y profesionales que emitan facturas en territorio común español deberán contar con una solución Verifactu integrada en su sistema de facturación o ERP. Además, se han establecido fechas específicas de aplicación según el tipo de contribuyente: Excepciones en el sistema Verifactu No todas las organizaciones están obligadas en la primera fase. Las principales excepciones incluyen: Sin embargo, estas excepciones podrían cambiar en futuras actualizaciones normativas, por lo que es esencial mantenerse informado y prever una adaptación escalonada. Sanciones Verifactu No cumplir con las obligaciones puede suponer sanciones importantes: Adaptar tu ERP a Verifactu es una garantía de continuidad, seguridad y cumplimiento normativo en la relación con Hacienda. Problemas que plantea Verifactu Ejemplo 1: Software de facturación antiguo Situación: Una empresa sigue usando un programa local para emitir sus facturas en PDF. Riesgo: Estos formatos ya no cumplen con los requisitos legales, ya que no se registran eventos, ni se firma digitalmente, ni hay conexión con la AEAT. Solución con un ERP: Un ERP actualizado permite emitir facturas estructuradas, automatiza el registro de eventos y se conecta con la AEAT para enviar los datos en tiempo real y automácticamente. Ejemplo 2: Diferentes programas en cada departamento Situación: El departamento comercial usa un software distinto al de administración. Las facturas se pasan manualmente de un sistema a otro. Riesgo: Se multiplican los errores y es prácticamente imposible mantener la trazabilidad exigida por la ley. Solución con un ERP: El ERP centraliza toda la información pedidos, entregas, facturación y contabilidad en un solo sistema, garantizando la integridad y los automatismos en el proceso. Cómo solucionar Verifactu No todos los sistemas valen, ya que es necesario contar con una herramienta certificada, segura y actualizada. Al buscar una solución ERP compatible con Verifactu, asegúrate de que: Consulta nuestra solución ERP ¿Cuáles son los beneficios de Verifactu? Además de cumplir con la normativa fiscal, implantar una solución Verifactu en tu ERP ofrece ventajas concretas para la gestión empresarial: Reducción del fraude fiscal en España El sistema Verifactu permite a la Agencia Tributaria validar la autenticidad de las facturas al instante. Esto imposibilita la emisión de documentos falsos o duplicados, fortaleciendo la confianza en las relaciones B2B. Mayor transparencia y seguridad Gracias al uso de facturas verificables con código QR y registro de eventos, se genera un historial auditado de todas las operaciones. Esto mejora el control interno y facilita auditorías o revisiones contables. Simplificación y automatización de procesos Las soluciones Verifactu integradas en el ERP automatizan la emisión, firma y envío de las facturas estructuradas, lo que reduce errores, tiempos de trámite y costes administrativos. Cumplimiento de las obligaciones fiscales Gracias a la conexión directa con la AEAT, el ERP permite a empresas y autónomos cumplir con sus deberes fiscales de forma rápida, segura y centralizada desde un solo sistema. Preguntas frecuentes (FAQ) ¿Qué empresas deben adaptarse a Verifactu? Todas las empresas y profesionales que no estén acogidos al SII, ni estén en los regímenes especiales exentos. Si tu negocio factura en el territorio común, necesitas implementar soluciones Verifactu cuanto antes. ¿Qué pasa si sigo usando PDFs? No serán considerados documentos válidos a efectos fiscales por el sistema. Las facturas